- 1. Chức năng
-
Khi sử dụng phần mềm do một số nguyên nhân, trong số liệu xuất hiện sự không đồng bộ giữa các tệp số liệu.
- Xóa các chứng lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc.
- Xóa chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại.
- Xóa các chứng từ nhập điều chuyển mà không có xuất điều chuyển.
- Xóa các chứng từ kết chuyển không hợp lệ.
- Xóa các bản ghi trùng trong các tệp danh mục.
- Kiểm tra những chứng từ có trạng thái đã ghi vào sổ nhưng chưa được ghi sổ.
- Kiểm tra các danh mục có ký tự đặc biệt ở trường mã
Một số ký tự đặc biệt chương trình không cho nhập khi tạo mã như: . ‘ , “ ~ ! @ # $ % ^ & * () + = \ | ` ’ ; ? < > : ] [ } { -
Do import, convert số liệu ... nên các danh mục có chứa các ký tự đặc biệt này ở trường mã và có thể dẫn đến nhập liệu, tính toán, lọc báo cáo văng lỗi hoặc sẽ xử lý sai.
Ví dụ: Khách hàng Fast có mã khách hàng: KH001#. -
Kiểm tra các cột có giá trị không xác định (null), giá trị mặc định không đúng.
Giá trị không xác định (null) là giá trị mặc định của cơ sở dữ liệu. Do import, chuyển (convert) số liệu nên xảy ra có trường bị giá trị null. Khi tính toán với trường này sẽ phát sinh lỗi, do là giá trị không xác định.
Giá trị mặc định của chương trình có thể bị thay đổi không đúng như của chương trình, vì lý do nào đó liên quan đến dữ liệu. Khi này cũng gây ra lỗi trong quá trình xử lý.
- Ví dụ, trường “Trạng thái/lần in” ngầm định của chương trình là “Đã lưu vào sổ cái”.
- Nhưng do lỗi số liệu nên bị trắng:
- Ví dụ, trường “Trạng thái/lần in” ngầm định của chương trình là “Đã lưu vào sổ cái”.
Khi này, người dùng có thể sử dụng chức năng “Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu” để đồng bộ giữa các tệp số liệu.
Chương trình sẽ thực hiện các việc sau: - 2. Menu thực hiện
-
Chức năng này thực hiện tại menu:
- Hệ thống\Quản lý số liệu\Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu.
- 3. Các thao tác
-
Khi chạy menu này chương trình hiện lên màn hình:
- 0 - Không: Không thực hiện sao lưu dữ liệu.
- 1 - Có: Có sao lưu số liệu.
Nếu chọn 1, khi nhấn nhận chương trình sẽ hiện ra màn hình để “Sao lưu (backup) dữ liệu”, tham khảo hướng dẫn tại Sao lưu (backup) dữ liệu.
Nhấn “Nhận” để thực hiện kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu hoặc “Hủy bỏ” để hủy thao tác. - Nếu số liệu chưa được đồng bộ, chương trình hiện thông báo tùy theo từng trường hợp. Ví dụ:
- Hoặc khi các danh mục, chứng từ có các giá trị không xác định (null) hoặc giá trị mặc định không đúng:
- Danh mục
Ví dụ danh sách danh mục các đồng tiền: đồng tiền TES không có giá trị ở trường bắt buộc nhập: “Tên tiền ở phía sau số”.
Thì chương trình sẽ kiểm tra và hiển thị danh mục có giá trị null, giá trị mặc định không đúng:
Cột “Danh mục” là tên danh mục có số liệu bị sai.
Cột “Mã” là mã của dòng danh mục bị sai.
Cột “Tên trường” là tên của trường có số liệu bị sai trong cơ sở dữ liệu
Cột “Tên bảng” là tên của bảng có số liệu bị sai trong cơ sở dữ liệu. - Chứng từ
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng đã lưu nhưng trường “Trạng thái/lần in” bị trắng
Chương trình kiểm tra và hiển thị danh sách chứng từ có giá trị null, giá trị mặc định không đúng:
Cột “Mã c.từ” là mã của chứng từ bị sai.
Cột “Ngày c.từ” là ngày lập của chứng từ bị sai.
Cột “Số chứng từ” là số của chứng từ bị sai.
Cột “Tên trường” là tên của trường có số liệu bị sai trong cơ sở dữ liệu
Cột “Tên bảng” là tên của bảng có số liệu bị sai trong cơ sở dữ liệu.
- Danh mục
- Nếu số liệu không có sai sót, chương trình hiện thông báo.
Khai báo thời gian cần kiểm tra số liệu.
Thời gian cần phải lớn hơn hoặc bằng kỳ mở sổ. Nếu không khi nhấn “Nhận” sẽ hiện thông báo.
Chương trình cho phép có/không sao lưu số liệu trước khi bảo trì số liệu.
Trong quá trình kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu, chương trình hiện thông báo.
Sau khi kiểm tra số liệu
