Danh mục quyển chứng từ

  • 1. Giới thiệu chung

      Trong phần mềm Fast Accounting các chứng từ được theo dõi, đánh số theo quyển. Giống như seri, ký hiệu trong hóa đơn hay như khi lập chứng từ thủ công trên giấy trên từng quyển chứng từ giấy.

      Ý nghĩa của quyển hóa đơn giống như ý nghĩa của ký hiệu hóa đơn. Và đối với hóa đơn thì quyển chứng từ chính là ký hiệu hóa đơn.

      Với quyển chứng từ sẽ thuận tiện cho các trường hợp sau:

      • Trường hợp có nhiều người sử dụng cùng lập chứng từ trên cùng một màn nhập liệu nhưng số chứng từ được đánh riêng. Ví dụ, các chứng từ xuất kho từ các kho khác nhau.
      • Trường hợp các chứng từ nhập trên các màn hình khác nhau nhưng muốn được đánh số liên tục cùng nhau.

      Danh mục quyển chứng từ được khai báo tại phân hệ hệ thống, tại đường dẫn menu sau:

      • Hệ thống\Danh mục quyển chứng từ.

      Màn hình bên dưới là các trường thông tin về quyển chứng từ được khai báo trong phần mềm.

      Các trường “Thông tin chung” gồm có: mã quyển chứng từ, tên quyển chứng từ, tên 2, quyển hđđt, mã quyển hđđt, loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, danh sách mã chứng từ, ngày bắt đầu sử dụng, trạng thái.

      Các trường “Cách đánh số” gồm có: các ký tự tiếp đầu ngữ, các ký tự tiếp vị ngữ, đánh số từ … đến …, chèn số 0 vào đầu, ví dụ, số chứng từ hiện thời, kiểm tra trùng số chứng từ.

      Các trường “Phân quyền người sử dụng” có: người sử dụng, danh sách người sử dụng.

      Trường “Thông tin khác.


  • 2. Các chức năng khi khai báo và làm việc với danh mục quyển chứng từ
      Khi khai báo danh mục quyển chứng từ thì có các chức năng sau: tạo mới, sửa, copy, xem, đổi mã, kết xuất ra excel, xóa, các tùy chỉnh.
      Đối với quyển chứng từ đã có phát sinh ở màn hình nhập chứng từ thì chương trình không cho xóa mã quyển chứng từ.
      Các chức năng hiển thị trên thanh công cụ hoặc dùng phím nóng

      Hướng dẫn mục này xem tại Hướng dẫn chung về cách khai báo và tra cứu danh mục.

  • 3. Các lưu ý khi khai báo danh mục quyển chứng từ
    • 3.1. Mã quyển chứng từ
        Đối với quyển chứng từ là quyển hóa đơn thì nên chọn mã giống như ký hiệu/số seri của hóa đơn.

    • 3.2. Quyển hđ (quyển hóa đơn)
        Khai báo quyển chứng từ sử dụng cho lập hóa đơn hay là không.
        Nếu là quyển cho lập hóa đơn - nhận giá trị là 1 thì:
        • Khai báo thêm các trường thông tin: “mã quyển hddt”, “loại hóa đơn”, “mẫu hóa đơn”, “ký hiệu hóa đơn”.
        • Các trường “các ký tự tiếp đầu ngữ” và “các ký tự tiếp vị ngữ” sẽ không nhập được.
        Nếu Quyển hđ = 0 thì ngược lại.

    • 3.3. Mã quyển hđđt
        Đây là mã của quyển hddt được khai báo trên phần mềm phát hành hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
        Chương trình đang tự lấy ngầm định theo giá trị của “Mã quyển c.từ”, nhưng có thể sửa lại.
        Khi sử dụng một số phần mềm phát hành hóa đơn của các nhà cung cấp khác thì có thể để trống trường này.

    • 3.4. Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn
        Là các thông tin của hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.

    • 3.5. Danh sách mã c.từ
        Khai báo danh sách các mã (màn hình) chứng từ có sử dụng quyển chứng từ này.
        Kích vào nút chọn “Ds c.từ” để chọn.
        Nếu “Quyển hđ” là 1 thì danh sách này chỉ hiện lên các màn hình chứng từ có phát hành hóa đơn. Khi vào một màn hình lập chứng từ ở trường “Quyển c.từ” chỉ hiện lên các quyển có khai báo liên quan đến mã (màn hình) đó.

    • 3.6. Các ký tự tiếp đầu ngữ
        Khai báo định dạng phần đầu của số chứng từ hỗ trợ đánh số chứng từ tự động.
        Ví dụ: Phiếu thu chọn định dạng ký tự tiếp đầu ngữ là “PT” thì khi đánh số phiếu thu sẽ hiện lên “PT” ở đầu.

    • 3.7. Các ký tự tiếp vị ngữ
        Khai báo định dạng phần đuôi của số chứng từ hỗ trợ đánh số chứng từ tự động.
        Ví dụ: Phiếu thu chọn định dạng ký tự tiếp vị ngữ là “/19” thì khi đánh số phiếu thu sẽ hiện lên “/19” ở cuối.

    • 3.8. Gán lại số chứng từ liên tục đến số hiện thời
        Ví dụ quyển chứng từ PK1 người sử dụng nhập số không liên tục, đã đánh được 5 số là 1, 3, 5, 7, 8.
        Nếu khai báo lại số chứng từ hiện thời là 5 và đánh dấu “Gán lại số chứng từ liên tục đến số hiện thời” thì sau khi lưu số chứng từ sẽ được đánh lại theo thứ tự liên tục là 1, 2, 3, 4, 5.

    • 3.9. Phân quyền người sử dụng
        Khai báo những người sử dụng được quyền sử dụng quyển chứng từ này.
        Kích vào nút chọn “Ds NSD” (danh sách người sử dụng) để chọn những người sử dụng được phân quyền sử dụng quyển chứng từ này.
        Nếu để trống thì mặc định là tất cả người dùng đều được sử dụng quyển chứng từ này.
        Khi vào một màn hình lập chứng từ ở trường “Quyển c.từ” chỉ hiện lên các quyển mà người dùng hiện thời có quyền sử dụng.
        Lưu ý: phân quyền người sử dụng quyển chứng từ có thể khai báo ở menu “Hệ thống\Quản lý NSD\Phân quyền sử dụng quyển chứng từ”.

  • 4. Khai báo quyển hóa đơn đối với trường hợp quản lý hóa đơn trên phần mềm
      Trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in và sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn thì quyển hóa đơn được khai báo ở phần “Báo cáo thuế\Quản lý hóa đơn”.
      Sau khi thực hiện các khai báo về hóa đơn thì quyển hóa đơn khai báo ở phần này được chuyển sang danh mục quyển chứng từ.

Xem thêm

Danh mục chứng từ
Danh mục mã giao dịch.