- 1. Chức năng
-
Lập phiếu xuất điều chuyển cho trường hợp thực hiện 1 bước – tạo luôn nhập điều chuyển.
Nếu thực hiện điều chuyển kho qua 2 bước - lập một phiếu xuất và một phiếu nhập riêng biệt - thì xuất điều chuyển thực hiện tại “Lập phiếu xuất kho” và nhập điều chuyển tại “Lập phiếu nhập kho”.
Trường hợp xuất điều chuyển kho của một đơn vị cơ sở A sang kho của đơn vị cơ sở B thì bắt buộc phải thực hiện xuất nhập thành 2 bước. - 2. Hạch toán kế toán
- Trường hợp xuất điều chuyển kho nội bộ thuộc phạm vi một đơn vị cơ sở, thì phiếu xuất và phiếu nhập có cùng hạch toán:
Nợ TK 152, 153, 155, 156 - Chi tiết theo khoCó TK 152, 153, 155, 156 - Chi tiết theo kho.
Khi này chương trình sẽ không hạch toán vào sổ cái và chỉ ghi nhận xuất nhập trong sổ kho. - Trường hợp xuất điều chuyển từ kho của công ty sang kho hàng gửi từ đại lý hoặc ngược lại thì hạch toán:
Nợ TK 157Có TK 152, 153, 155, 156
Nợ 152, 153, 155, 156Có TK 157
Khi này chương trình sẽ hạch toán vào sổ cái phần phiếu xuất, không hạch toán phần phiếu nhập (để tránh bị gấp đôi), còn nhập xuất kho thì ghi đầy đủ cả nhập và xuất.
- Trường hợp xuất điều chuyển kho nội bộ thuộc phạm vi một đơn vị cơ sở, thì phiếu xuất và phiếu nhập có cùng hạch toán:
- 3. Menu thực hiện
- Phiếu xuất điều chuyển được lập tại menu:
- Tồn kho\Xuất điều chuyển\Phiếu xuất điều chuyển.
- 4. Các thông tin trên phiếu xuất điều chuyển
-
Màn hình thông tin phiếu xuất điều chuyển:
- Khung “Thông tin chung” cập nhật các thông tin: mã kho xuất, mã kho nhập, người nhân hàng, diễn giải.
- Khung “Chứng từ” cập nhật các thông tin: ngày ht (hạch toán), ngày lập c.từ, quyển c.từ, số c.từ, tỷ giá và xử lý/trạng thái.
- Tab “Chi tiết” cập nhật các thông tin về vật tư hàng hóa: mã vật tư, đvt, tồn kho, số lượng, đơn giá, tiền hàng, tk nợ (mã nx) và tk có.
- Tab “ Lệnh đđ/hđ” ( điều động/hợp đồng) nhập các thông tin: Số lệnh dd/hđ, ngày, của (lệnh này của ai), về việc/với (công việc mới được ra lệnh), người vận chuyển, số hđ v/c (hóa đơn vận chuyển), phương tiện v/c, xuất tại kho và nhập tại kho.
- Tab “Ghi chú” cập nhật ghi chú chứng từ.
- Khung “Tổng cộng” hiển thị tổng số tiền phát sinh.
- 5. Hướng dẫn chung về nhập liệu và thao tác khi lập phiếu xuất điều chuyển
-
Khi làm việc tại màn hình lập phiếu xuất điều chuyển thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng chung về nhập liệu và các chức năng thao tác này xem tại:
Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ. - 6. Một số lưu ý khi lập phiếu xuất điều chuyển
-
Ngày và số chứng từ của phiếu nhập kho
Khi lập phiếu xuất điều chuyển chương trình tự động tạo phiếu nhập kho. Lúc này thì phiếu nhập có ngày chứng từ, ngày hạch toán, quyển chứng từ và số chứng từ cùng với phiếu xuất.
Xuất đích danh cho các vật tư tính giá trung bình
Chức năng này chỉ áp dụng cho vật tư tính giá theo phương pháp trung bình, trung bình di động. Không áp dụng cho vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Nếu vật tư tính giá trung bình được xuất đích danh thì phải đánh dấu vào ô “[v] Xuất theo giá đ.danh cho VT tính giá TB”.
Trường đơn giá
Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp đích danh thì phải nhập trường đơn giá.
Đơn giá của phiếu nhập
Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình thì không phải nhập trường đơn giá. Cuối kỳ khi tính giá thì chương trình sẽ áp giá tính toán được vào trường đơn giá.
Đối với các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình di động hoặc nhập trước xuất trước thì tùy theo khai báo tham số hệ thống (stt 730) - “Tính và áp giá cho các v.tư tính giá tb di động, giá ntxt khi xuất kho (0 - Không, 1 - Có). Nếu nhận giá trị “1” thì chương trình tự tính đơn giá xuất khi lưu chứng từ và hiển thị sau khi lưu chứng từ.
Khi lập phiếu xuất điều chuyển chương trình tự động tạo phiếu nhập kho.
Giá vật tư của phiếu nhập này được được gán bằng giá vật tư khi lập phiếu xuất điều chuyển.
Nếu vật tư tính giá trung bình và xuất theo giá trung bình thì ở phiếu nhập sẽ được đánh dấu là “[v] Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”. Khi tính giá cuối tháng thì giá của phiếu xuất và phiếu nhập sẽ được áp bằng giá trung bình.
Chọn phiếu nhập khi lập phiếu xuất điều chuyển
Trường hợp này cho phép xuất điều chuyển từ phiếu nhập hàng trước đó. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ phiếu nhập chuyển sang màn hình xuất điều chuyển.
Bước đầu vẫn nhập các thông tin chung. Sau đó bấm vào nút “Chọn pn”.
Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu nhập:
Lưu ý: có thể lọc mã nhà cung cấp trên phiếu xuất khác với mã nhà cung cấp trên phiếu nhập.
Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các phiếu nhập đáp ứng điều kiện lọc:
Lưu ý: hiện tại chương trình hiện lên toàn bộ các phiếu nhập thỏa mãn điều kiện lọc chứ chưa kiểm tra để chỉ lọc lên các mặt hàng, phiếu nhập chưa xuất đủ.
Sau khi chọn phiếu nhập để xuất điều chuyển thì chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá nhập… chuyển sang phiếu xuất điều chuyển.
Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc phiếu nhập.
Lưu ý:Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn phiếu nhập thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ phiếu nhập vừa chọn sang.
Đối với vật tư tính giá trung bình nếu chọn phiếu nhập có giá thì có thể đánh dấu vào ô “[v] Xuất theo giá đích giá cho VT tính giá TB”, nếu muốn xuất giá đích danh cho phiếu xuất này. - 7. Phát hành hóa đơn điện tử cho phiếu xuất điều chuyển