Khai báo tham số hệ thống
Chức năng
Chương trình có nhiều tham số để người dùng có thể khai báo. Điều này giúp người dùng tùy biến phần mềm đáp ứng đặc thù cụ thể của từng doanh nghiệp.
Menu thực hiện
Các tham số hệ thống được khai báo tại menu: Hệ thống\Tham số hệ thống.
Các tham số có 4 cột thông tin:
Ta có thể thực hiện các thao tác:
Ngầm định của chương trình là VND.
Người sử dụng có thể lựa chọn lại mã đồng tiền hạch toán khác đã được khai báo trong “Danh mục các đồng tiền”. Các đồng tiền khác với đồng tiền hạch toán sẽ là đồng ngoại tệ.Thể hiện dấu phân cách hàng nghìn khi viết các số trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là dấu chấm “.”. Có thể thay đổi và chọn dấu phẩy (,). Sau khi sửa giá trị tham số, phải tắt chương trình đi chạy lại.Thể hiện dấu phân cách số thập phân khi viết các số trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là dấu phẩy “,”. Có thể thay đổi và chọn dấu chấm (.). Sau khi sửa giá trị tham số, phải tắt chương trình đi chạy lại.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường tiền trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là 0.
Tùy theo đồng tiền hạch toán được lựa chọn để chọn giá trị cho tham số này. Ví dụ, nếu dùng đồng tiền hạch toán là USD thì chọn 2.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường tiền ngoại tệ trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là 2.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường tỷ giá trên các chứng từ, sổ sách.
Ngầm định của chương trình là 2.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường số lượng trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là 3.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường giá trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là 2.Thể hiện số chữ số sau dấu thập phân của trường giá ngoại tệ trên các chứng từ, báo cáo, mẫu in.
Ngầm định của chương trình là 4.Đối với một số trường đôi khi có giá trị âm, chương trình cho phép lựa chọn cách thể hiện số âm trên mẫu in theo 2 lựa chọn sau:
1 - Dấu “-”: Trước giá trị là dấu “-”. 2 - Trong ngoặc “()”: Giá trị nằm trong ngoặc “()”. Ngầm định của chương trình là 1.Trong trường hợp số tiền trên hóa đơn có hàng trăm là 0. Chương trình cho phép lựa chọn cách đọc số 0 hàng trăm trên mẫu in theo 2 lựa chọn sau:
0 - Không có “không trăm”: Trên các mẫu in, số tiền viết bằng chữ không hiện chữ “không trăm”. 1 - Có “không trăm”: Trên các mẫu in, số tiền viết bằng chữ thể hiện chữ “không trăm”. Ngầm định của chương trình là 0.Chương trình cho phép lựa chọn cách đọc số 4 trên mẫu in theo 2 lựa chọn sau:
1- Bốn: 2 - Tư: Ngầm định của chương trình là 1.Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Chương trình cho phép các mã của danh mục có/không lồng nhau.
Các mã danh mục lồng nhau có dạng: A1, A12, A121…
Có 2 lựa chọn:Có 2 lựa chọn:
Tại các báo cáo, các cột chọn số c.từ, danh mục, chương trình cho phép có/không hiển thị dạng link/liên kết đến từng mục tương ứng.
Check chọn để link tới c.từ, danh mục cần xem.Có 2 lựa chọn:
Khi chương trình thực hiện sao lưu dữ liệu tự động trên máy chủ, cần khai báo thư mục chứa các dữ liệu tại tham số này.
Chương trình hiện đang để trống và khi sao lưu dữ liệu ngầm định là thư mục Data của chương trình.
Ngầm định của chương trình là 15.
Trường hợp này chương trình luôn sao lưu, không cho phép người sử dụng can thiệp. Số liệu được lưu ở thư mục khai báo ở tham số 175.
Chương trình tự động lưu số liệu hàng tuần vào ngày được khai báo trong tham số hệ thống.
Ngầm định của chương trình là 2.
Chủ nhật - ứng với giá trị bằng 1.
Trường hợp này chương trình sẽ đưa ra câu hỏi để người sử dụng chọn có/không sao lưu.
Số liệu được lưu ở thư mục khai báo ở tham số 175.
Số tệp tối đa khi tự động lưu số liệu.
Ví dụ, khai báo là 5 thì chương trình có 5 tệp lưu trữ. Mỗi lần lưu số liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp riêng, đến lần lưu thứ 6 (mới nhất) thì sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất).
Ngầm định của chương trình là 5.
Khai báo thư mục để chứa các dữ liệu khi thực hiện lưu trữ (backup) số liệu do người dùng thực hiện tại menu “Hệ thống\Quản lý số liệu\Sao lưu trữ (backup) dữ liệu”
Ngầm định của chương trình là “C:\”.
Khi thực hiện chức năng sao lưu (backup) số liệu thì có thể sửa lại thư mục lưu trữ.
Lưu ý:
Chương trình cho phép có/không sao chép số liệu giá thành sản xuất khi sao chép ra và vào từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác tại chức năng “Hệ thống/Tiện ích/Sao chép số liệu ra/vào (Export/Import)”.
Có 2 lựa chọn:
Khi thực hiện chức năng “Hệ thống\Tiện ích\Sao chép dữ liệu vào/ra”, có các trường hợp mã danh mục bị trùng.
Ví dụ: Sao chép danh mục từ số liệu A sang số liệu B. Chương trình cho phép lựa chọn cách xử lý như sau:
Tham số này sử dụng khi sao chép số liệu ra tại chức năng “Hệ thống\Tiện ích\Sao chép dữ liệu ra (export)”..
Tham số này sử dụng cho trường hợp số liệu được nhập phân tán ở nhiều nơi sau đó được copy vào ra. Khi này để phân biệt số liệu được nhập ở mỗi nơi thì chương trình sử dụng 1 ký tự (ws_id). Có thể xảy ra trong 1 bộ số liệu sẽ có nhiều ws_id do được import dữ liệu được nhập từ nhiều nơi vào..
Trong trường hợp này khi copy ra chương trình cho phép khai báo chỉ copy ra đối với những bản ghi có ws_id thuộc danh sách khai báo.
Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu có dữ liệu với ws_id là A, B, C, D… nhưng chỉ muốn copy ra những dữ liệu với ws_id là A, B thì ta khai báo tham số này là A, B..
Lưu ý: nếu người sử dụng có cài đặt nhiều bộ số liệu và có copy vào ra giữa các bộ số liệu thì cần khai báo ws_id cho mỗi bộ số liệu là khác nhau (phần này do nhân viên FAST thực hiện).
Có các lựa chọn:
Khai báo mặc định đường dẫn thư mục chứa dữ liệu của chương trình kê khai thuế.
Khi xuất file dữ liệu từ chương trình sang thư mục chương trình hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục thuế thì sẽ hiện lên đường dẫn mặc định này nhưng được sửa.
Tại các menu lên các báo cáo tài chính và báo cáo thuế cần kê khai cho cơ quan thuế sẽ có biểu tượng “Xuất XML” ở trên thanh công cụ.
Khi bấm vào biểu tượng này thì chương trình sẽ hiện lên thư mục ngầm định sẽ lưu file XML, nhưng ta có thể sửa/chọn thư mục mong muốn:
C:\Program Files\HTKK300\DataFiles\0100727825
Có 2 lựa chọn:
Có các lựa chọn:
Danh sách các đầu tài khoản không có số dư. Chương trình không hiển thị các đầu tài khoản không có số dư ở menu “Tổng hợp/ Số dư tài khoản/ Vào số dư ban đầu của các tài khoản”.
Chương trình ngầm định là các đầu tài khoản 5, 6, 7, 8, 9.
Khai báo danh sách các tài khoản công nợ trong chương trình.
Khi khai báo danh mục tài khoản, nếu tài khoản đó không thuộc danh sách các tài khoản công nợ khai báo tại tham số này thì chương trình kiểm tra trường “tài khoản theo dõi công nợ” nếu là 1 thì chương trình hiện cảnh báo.
Người dùng phải đổi giá trị trường “tài khoản theo dõi công nợ” hoặc khai báo thêm danh sách tài khoản công nợ.
Chương trình ngầm định là các tài khoản 131, 1388, 141, 331, 3388, 341.
Tài khoản chênh lệch tỷ giá lãi. Khi cập nhật chứng từ thanh toán ngoại tệ có chênh lệch tỷ giá lãi chương trình sẽ định khoản chênh lệch theo tài khoản khai báo. Thực hiện ở phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có (thu) của ngân hàng, giấy báo nợ (chi) của ngân hàng.
Chương trình ngầm định là tài khoản 5152.
Tài khoản chênh lệch tỷ giá lỗ. Khi cập nhật chứng từ thanh toán ngoại tệ có chênh lệch tỷ giá lỗ chương trình sẽ định khoản theo tài khoản khai báo. Thực hiện ở phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có (thu) của ngân hàng, giấy báo nợ (chi) của ngân hàng.
Chương trình ngầm định là tài khoản 6351.
Chương trình cho phép có/không đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các khoản ứng trước.
Có 2 lựa chọn:
Lưu ý: Theo quy định thì các khoản ứng trước sẽ không phải đánh giá cltg (chênh lệch tỷ giá) cuối kỳ. Với các tài khoản công nợ phải thu thì khách hàng có số dư có sẽ không đánh giá lại cltg cuối kỳ. Với các tài khoản công nợ phải trả thì nhà cung cấp có số dư nợ sẽ không đánh giá lại cltg cuối kỳ.
Dùng khi khai báo cách tính các chỉ tiêu khi lên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, cho trường hợp có tính các giảm trừ: chương trình sẽ tính các các giảm trừ không đối ứng với tk kqsxkd.
Chương trình ngầm định là tài khoản 911.
Chương trình cho phép có/không chuyển vào sổ cái các trường thông tin quản trị: mã dự án, mã phí,... của các dòng có mã trắng dựa vào tài khoản đối ứng trên “Phiếu kế toán”.
Ví dụ: Khi lập Phiếu kế toán hạch toán Nợ TK 131 có mã dự án DAA1 / Có TK 333 không có mã dự án.
Có 2 lựa chọn:
Tham số này để khai báo doanh nghiệp có hoặc không sử dụng hóa đơn điện tử.
Có 2 lựa chọn:
1 - Theo TT 39: Áp dụng theo thông tư 39
2 - Theo TT 68: Áp dụng theo thông tư 68:
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, có thể dùng nhiều loại chữ ký số khác nhau. Vì thế, cần khai báo loại chữ ký số phù hợp khi sử dụng chương trình.
Có 2 lựa chọn:
Tham số này để khai báo có/không sử dụng mẫu in hóa đơn điện tử có nhiều thuế suất đối với hóa đơn dịch vụ.
Có 2 lựa chọn:
Khi nhập thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào để lên bảng kê, tờ khai thuế gtgt chương trình cho phép lựa ẩn/hiện 2 trường “Địa chỉ” của người bán và “H.hóa, d.vụ” mua vào.
Có các lựa chọn:
Khai báo tài khoản khử trùng dùng trong trường hợp mua bán hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt. Người dùng vừa lập được phiếu thu, chi vừa lập được phiếu nhập mua, hóa đơn bán hàng mà không sợ trùng bút toán
Khi nhập mua, xuất bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, không thông qua công nợ thì có 2 chứng từ phát sinh cùng hạch toán:
Tham số này khai báo cho phần mềm biết trong trường hợp nào thì phiếu nhập mua, hóa đơn bán hàng không chuyển hạch toán vào sổ cái.
Giá trị ngầm định của tham số này là: 111, 112.Mã số thuế của doanh nghiệp được Tổng cục thuế xây dựng theo một quy tắc có thể kiểm tra được. Chương trình cho phép kiểm tra và cảnh báo việc nhập mã số thuế xem có đúng với quy tắc của Tổng cục Thuế quy định.
Việc kiểm tra sẽ thực hiện khi nhập thông tin trường mã số thuế ở danh mục khách hàng, ncc, nhập thông tin hóa đơn mua vào…
Có 3 lựa chọn:
Khi lập hóa đơn bán hàng, giá bán của các mặt hàng trên hóa đơn có thể được khai báo để có hay không cập nhật vào danh mục giá bán. Nếu lập hóa đơn mới thì chương trình sẽ lấy giá bán lần cuối gán giá bán trên hóa đơn đang lập (nhưng vẫn có thể sửa).
Có 2 lựa chọn:
Khi lập một hóa đơn mới có ngày bằng hoặc lớn hơn ngày hiệu lực trong danh mục giá bán thì chương trình tự động lấy giá trong danh mục giá bán và gán vào trường giá bán trên hóa đơn, nhưng người sử dụng có thể được sửa.
Khi lưu chương trình lại s cập nhật vào danh mục giá bán (trường giá và trường ngày hiệu lực) nếu như ngày trên hóa đơn bằng hoặc lớn hơn ngày trong danh mục giá bán.
Xem thêm chức năng “Danh mục giá bán”.
Có 2 lựa chọn:
Tham số này để khai báo có/không quản lý hóa đơn bằng phần mềm, liên quan đến hóa đơn tự in và đặt in, tạo mẫu hóa đơn khi tự in, kiểm soát tăng số, sửa xóa hóa đơn...
Có 2 lựa chọn:
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì việc quản lý hóa đơn được thực hiện trên phần mềm phát hành và quản lý hóa đơn điện tử.
Tham số này để khai báo doanh nghiệp có hoặc không sử dụng hóa đơn điện tử.
Có 2 lựa chọn:
1 - Token: Mẫu in hóa đơn điện tử sẽ sử dụng chữ ký số Token.
2 - HSM: Mẫu in hóa đơn điện tử sẽ sử dụng chữ ký số HSM.
Ngầm định của chương trình là 2.Khi phát hành hóa đơn điện tử, người sử dụng có thể khai báo các thư điện tử ở tham số này để gửi thêm, gửi bản sao (cc) hóa đơn điện tử. Thường là gửi cố định cho một vài người trong công ty, ví dụ Giám đốc, Kế toán trưởng.
Các tài khoản email khai báo cách nhau bằng dấu phẩy “,”.
1 - Có: Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, mẫu xem hóa đơn điện tử thể hiện thông tin thuế tại từng dòng chi tiết và tổng cộng như hình dưới (Lưu ý: phải khai báo trên portal cũng là mẫu in nhiều thuế suất cho đơn vị).
0 - Không: Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, mẫu xem hóa đơn điện tử thể hiện thông tin theo mã thuế suất lớn nhất và tiền thuế ở ô tổng cộng.
Ngầm định của chương trình là 0.Khi chuyển hạch toán vào sổ cái thì chương trình chỉ chuyển hạch toán của chứng từ thu/chi mà không chuyển hạch toán của phiếu nhập mua và hóa đơn bán hàng (chỉ chuyển vào sổ kho, sổ bán hàng, sổ thuế).
Tham số này khai báo cho phần mềm biết trong trường hợp nào thì phiếu nhập mua, hóa đơn bán hàng không chuyển hạch toán vào sổ cái.
Giá trị ngầm định của tham số này là: 111, 112.Mã số thuế của doanh nghiệp được Tổng cục thuế xây dựng theo một quy tắc có thể kiểm tra được. Chương trình cho phép kiểm tra và cảnh báo việc nhập mã số thuế xem có đúng với quy tắc của Tổng cục Thuế quy định.
Việc kiểm tra sẽ thực hiện khi nhập thông tin trường mã số thuế ở danh mục khách hàng, ncc, nhập thông tin hóa đơn mua vào…
Có 3 lựa chọn:
Trường hợp theo dõi số liệu theo nhiều đơn vị cơ sở (ĐVCS) thì có thể có/không cho phép phân bổ tiền đã trả cho hóa đơn khác ĐVCS.
Có 2 lựa chọn:
Chương trình cho phép khai báo thời gian kê khai của hóa đơn đầu vào. Dựa vào thời gian này để chương trình kiểm tra xem đã quá hạn kê khai hay chưa, thực hiện tại tham số 625.
Ngầm định của chương trình là 6 tháng.Khi tạo phiếu xuất chênh lệch thì chương trình sẽ hạch toán nợ có dựa vào tài khoản khai báo trong danh mục vật tư: Nợ “Tk chênh lệch giá tb”/ Có “Tk vật tư”
Trong trường hợp một vật tư nào đó có chênh lệch nhưng trong danh mục vật tư không có khai báo “Tk chênh lệch giá tb” thì chương trình sẽ lấy “Tài khoản ngầm định hạch toán chênh lệch giá tồn kho” được khai báo tại tham số này để hạch toán.
Người dùng có thể sửa lại khi chạy tính giá trung bình.
Chương trình ngầm định là tài khoản 6321.0 - Không: Không cho phép quản lý theo lô
1 - Có: Chương trình sẽ xử lý:
Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá.
Đối với trường hợp tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có thể xảy ra các chênh lệch do trong phần mềm Fast Accounting thì trường đơn giá được lưu trữ chỉ có 3 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn. Chênh lệch dễ nhận biết nhất đó là số lượng tồn thì hết ( = 0) nhưng giá trị tồn vẫn còn ( # 0).
Đối với trường hợp tính một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì giá trị chênh lệch này ở từng kho có thể rất lớn. Tuy nhiên cộng chênh lệch của tất cả các kho lại (cho từng vật tư) thì sẽ bằng không.
Khi đó, để chương trình tự động hạch toán thì chương trình sẽ có các lựa chọn xử lý cho số tiền chênh lệch đó như sau.
Có 2 lựa chọn:
Nếu tham số 715 chọn “1 - Tạo phiếu xuất” thì chương trình sẽ tạo ra 1 phiếu xuất tự động và chương trình sẽ áp tiền chênh lệch khi cập nhật menu tính giá trung bình. Phiếu xuất tự động đó được khai báo tại tham số hệ thống.
Chương trình ngầm định là các mã chứng từ: PXD, HDA.Xem trước các giá trị chênh lệch cuối kỳ khi tính giá.
Tạo phiếu xuất chênh lệch riêng với mã giao dịch số 7 hoặc áp chênh lệch vào phiếu xuất cuối.
Xóa giá trị chênh lệch đã tạo trước đó.
Chương trình cho phép có/không tính và áp giá vốn tạm thời ngay khi xuất kho (khi lưu chứng từ) cho các vật tư tính giá trung bình di động, nhập trước xuất trước.
Có 2 lựa chọn:
Khi chọn có tính và áp giá thì việc tính toán sẽ làm chậm quá trình lưu chứng từ.
Khi làm phiếu xuất kho thì chương trình không tính giá và áp giá cho các phiếu xuất nhỏ hơn ngày khai báo đối với các vật tư tính theo giá trung bình di động hoặc ntxt. Chỉ tính và áp giá với các phiếu xuất lớn hơn hoặc bằng ngày khai báo.
Việc này nhằm tránh cho việc chương trình lại tính và áp lại giá đối với các phiếu xuất đã lập trước đó và lọc ra sửa lại các thông tin không làm thay đổi giá.
Khi mới sử dụng chương trình người sử dụng có thể khai báo tham số này bằng ngày đầu tiên của kỳ mở sổ.
Khi thực hiện tính giá trung bình di động hoặc tính giá ntxt vào cuối kỳ thì chương trình sẽ cập nhật lại ngày của tham số này bằng ngày cuối của kỳ tính giá cộng thêm 1 ngày. Người sử dụng có thể sửa lại ngày này - vào menu này để sửa.
Chương trình cho phép lựa chọn cách tính giá cho vật tư nhập trước xuất trước.
Có 2 lựa chọn:
Hàng hóa, vật tư được khai báo loại vật tư là “51 - thành phẩm”.
Khi vào menu “Giá thành sản xuất\Danh mục\Khai báo đối tượng tính gt cho các sp (Giá thành sx)” trường “đối tượng tính giá thành” được lấy ngầm định theo tham số khai báo ở đây. Có thể sửa lại khi khai báo.Có 2 lựa chọn:
Chương trình cho phép chọn phương pháp tính khấu hao cho tài sản cố định theo 2 lựa chọn sau:
Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Có các lựa chọn:
Có 2 lựa chọn:
Khai báo thư mục để chứa các dữ liệu khi thực hiện sao chép số liệu vào/ra do người dùng thực hiện tại menu “Hệ thống\Tiện ích\Sao chép số liệu vào/ra”.
Ngầm định của chương trình là “D:\Copy”.Xem thêm
Danh mục phương pháp tính giá tồn kho