5.2.1

1. Giới thiệu chung
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp quản lý thông tin về các khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải trả và các đối tượng giao dịch khi thực hiện mua bán, thu chi thanh toán, nhập xuất vật tư...

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp được khai báo tại phân hệ bán hàng và mua hàng, tại đường dẫn menu sau:
- Bán hàng\Khách hàng\Danh mục khách hàng, ncc.
- Mua hàng\Nhà cung cấp\Danh mục khách hàng, ncc.
Màn hình bên dưới là các trường thông tin về khách hàng, nhà cung cấp được khai báo trong phần mềm:

Các trường “Thông tin chung” gồm có: mã khách, mã phụ, mã số thuế, tên khách, tên viết tắt, địa chỉ, thư điện tử nhận hddt, người đại diện theo pl và người giao dịch.
Các trường “Thông tin ngầm định và phân loại” gồm có: tài khoản ngầm định, mã điều khoản thanh toán ngầm định, nhóm khách 1, 2, 3, nhân viên bán hàng.
Các trường “Thông tin ngân hàng” gồm có: Tk ngân hàng, tên ngân hàng, tỉnh thành.
Các trường “Thông tin khác” gồm có: Tên 2, email giao dịch của khách hàng, điện thoại, fax, ghi chú.Các trường “Thông tin chung” cần phải khai báo để có thể nhập liệu.
Các trường “Thông tin ngầm định và phân loại”, “Thông tin ngân hàng” để hỗ trợ tiện ích khi nhập liệu và lên các báo cáo quản trị.
Các trường ở tab “Thông tin khác” để ghi chú thêm các thông tin về khách hàng.
Các trường “Thông tin ngầm định”, “thông tin ngân hàng”, “Thông tin khác” có thể khai báo sau theo nhu cầu phát sinh.

2. Các chức năng khi khai báo và làm việc với danh mục khách hàng

Khi khai báo danh mục khách hàng thì có các chức năng sau: tạo mới, sửa, copy, xem, đổi mã, kết xuất ra excel, xóa, các tùy chỉnh.

Các chức năng hiển thị trên thanh công cụ hoặc dùng phím nóng.

Hướng dẫn chung về cách khai báo và tra cứu danh mục.

3. Các lưu ý khi khai báo danh mục khách hàng
- 3.1. Dùng một mã chung cho các khách lẻ
  Với các khách hàng lẻ mua một lần và trả bằng tiền mặt thì có thể khai báo chung một mã khách hàng lẻ, mà không cần phải khai báo mỗi khách hàng thành một mã riêng, không sinh ra các mã khách chỉ dùng một lần, làm rối danh mục khách hàng.
  Với các khách lẻ này thì không phải điền các thông tin như mã số thuế, địa chỉ… Các thông tin cụ thể của khách hàng sẽ điền khi thực hiện các giao dịch mua bán, thu chi...
- 3.2. Mã phụ
  Mã phụ dùng để lưu thông tin, ví dụ như mã của khách hàng trong hệ thống phần mềm trước đó, hoặc mã của hệ thống khác kết nối với phần mềm đang sử dụng.
- 3.3. Mã số thuế
  Mã số thuế của doanh nghiệp được Tổng cục thuế xây dựng theo một quy tắc có thể kiểm tra được. Chương trình cho phép kiểm tra và cảnh báo việc nhập mã số thuế xem có đúng với quy tắc của Tổng cục Thuế quy định.
  Việc này được khai báo tại menu: “Hệ thống\Tham số hệ thống”, ở tab Phải thu - Stt 510 - Kiểm tra hợp lệ của mã số thuế của khách hàng, ncc (0 - Không, 1 - Cảnh báo, 2 - Không cho lưu).
  Chương trình cho phép lấy thông tin và kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp từ internet dựa vào mã số thuế. Thông tin doanh nghiệp được tra cứu từ trang web: https://masothue.vn/
  Tại màn hình khai báo danh mục khách hàng, sau khi nhập mã số thuế, nhấp chuột vào biểu tượng ngay sau mã số thuế thì chương trình hiển thị “Thông tin của doanh nghiệp”:
  Sau đó bấm “Cập nhật” chương trình sẽ cập nhật mới hoặc cập nhật lại thông tin của khách hàng:
  Trường hợp khách hàng, nhà cung cấp… là các cá nhân, các tổ chức không có mã số thuế thì nhập dấu “-” ở trường mã số thuế.
- 3.4. Địa chỉ
  Trường hợp có nhập mã số thuế (khách hàng doanh nghiệp) hoặc trường mã số thuế nhập “-” (khách hàng là đơn vị nhưng không có mst) thì chương trình bắt buộc nhập địa chỉ (không phải là khách lẻ).
- 3.5. Danh sách các email nhận hóa đơn điện tử
  Khi phát hành hddt thì có thể gửi hddt này cho nhiều địa chỉ email cùng một lúc. Các địa chỉ email được khai báo cách nhau bằng dấu phẩy “,”.
- 3.6. Tài khoản và mã điều khoản thanh toán ngầm định
  Tài khoản ngầm định sử dụng khi nhập liệu, sau khi chọn khách hàng thì chương trình sẽ lấy tài khoản ngầm định gán vào trường tài khoản cần thiết trên màn hình, và người sử dụng không phải nhập lại, tránh sai sót.
  Ví dụ khai báo tài khoản ngầm định của một khách hàng là 13111. Khi lập một hóa đơn bán hàng sau khi chọn khách hàng đó thì phần mềm sẽ gán cho tài khoản nợ là 13111.
  Lưu ý là người sử dụng có thể sửa lại tài khoản mà phần mềm tự động gán trên màn hình nhập liệu nếu như có một nghiệp vụ hạch toán không phải như là tài khoản ngầm định.
  Tương tự, mã điều khoản thanh toán ngầm định sử dụng khi lập đơn hàng, hóa đơn, chứng từ mua hàng, chương trình sẽ lấy đ/k t/t ngầm định để gán cho đ/k t/t khi lập chứng từ.
- 3.7. Phân nhóm để quản lý và hỗ trợ báo cáo quản trị
  Chương trình có 3 trường để phân nhóm khách hàng. Sử dụng để phân khách hàng theo các nhóm khi lên báo cáo thống kê, phân tích.
  Ví dụ: Có thể dùng trường nhóm 1 để phân loại theo địa lý (miền bắc, miền trung hay miền nam), trường thứ 2 theo mô hình kinh doanh (đại lý bán buôn hay là đại lý bán lẻ), trường nhóm 3 theo quy mô (lớn hay nhỏ),
- 3.8. Khai báo thông tin ngân hàng ngầm định
  Khai báo thông tin ngân hàng được sử dụng khi làm ủy nhiệm chi thanh toán cho nhà cung cấp, người bán. Phần mềm sẽ lấy thông tin ngân hàng ngầm định lên UNC. Người sử dụng có thể sửa lại, nếu như chuyển tiền cho tài khoản ngân hàng khác với tài khoản ngầm định.
- 3.9. Khai báo thông tin khách hàng khi phát hành hddt
  Khi kết nối với một số phần mềm phát hành hddt thì cần khai báo thêm một số thông tin cho khách hàng.
  Hướng dẫn phần: Hóa đơn điện tử.