- 1. Chức năng
-
Thực hiện tính toán và tạo các bút toán phân bổ và kết chuyển chi phí cho các dự án theo khai báo bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí cho dự án và khai báo phân bổ dự án gián tiếp đã tạo sẵn.
- Tập hợp chi phí
- Phân bổ chi phí
- Tạo bút toán sổ cái.
Có các chức năng sau:
Đây là các chức năng riêng biệt, người sử dụng thực hiện lần lượt từng chức năng.
Sau khi thực hiện mỗi chức năng thì nên kiểm tra số liệu kết quả có đúng không rồi mới thực hiện bước tiếp theo.
Tại mỗi thời điểm chỉ thực hiện được cho một bút toán phân bổ/kết chuyển. Nhưng thực hiện cho nhiều dự án.
- 2. Menu thực hiện
-
Thực hiện tại menu:
Dự án, công trình\Bút toán phân bổ, kết chuyển\Tạo bút toán phân bổ chi phí cho các dự án. - 3. Các bước thực hiện
- 3.1. Khai báo điều kiện lọc
-
Truy cập menu “Tạo bút toán phân bổ chi phí cho các dự án” chương trình hiển thị màn hình để nhập điều kiện lọc.
Năm: …, từ kỳ … đến kỳ …
Nhập thời gian tính toán. Có thể tổng hợp số liệu từ kỳ … đến kỳ … và chương trình thực hiện tạo bút toán kết chuyển và phân bổ vào ngày cuối của kỳ cuối cùng trong khai báo (chứ không phải tạo riêng cho từng kỳ).Mã ĐVCS (đơn vị cơ sở)
Chọn đơn vị cơ sở cần phân bổ/kết chuyển chi phí cho dự án. Bắt buộc nhập.Stt bút toán phân bổ
Chọn từ khai báo bút toán phân bổ, kết chuyển chi phí cho dự án.
Lưu ý:Tại một thời điểm chỉ thực hiện được cho một 1 bút toán.Ngày c.từ (chứng từ)
Là ngày cuối trong kỳ đã chọn, không sửa được.Quyển c.từ, Số c.từ
Người sử dụng khai báo. - 3.2. Chương trình lọc số liệu đã tính
-
Chương trình thực hiện lọc số liệu đã tính trước đó (nếu có) và đưa ra kết quả.
Mỗi dòng là chi tiết phân bổ/kết chuyển theo dự án.
- 3.3. Tập hợp chi phí
-
Chọn biểu tượng “Tập hợp” để thực hiện.
- Các phát sinh tập hợp cho các mã dự án loại “trực tiếp” thì bên dưới sẽ có 1 dòng cùng với dự án như bên trên và có hệ số phân bổ = 1.
- Các phát sinh tập hợp cho các mã dự án loại “gián tiếp” hoặc không có mã (trường mã dự án để trống) thì bên dưới hiển thị các dòng dự án trực tiếp nhận phân bổ theo “khai báo phân bổ dự án gián tiếp”.
Chương trình sẽ thực hiện tính tổng các phát sinh trong kỳ theo (tài khoản, mã dự án). Tính phát sinh nợ của tk = “tk có”.
Nếu trước đó đã thực hiện tập hợp rồi, chương trình sẽ cảnh báo.
- 3.4. Phân bổ chi phí
-
Trước khi thực hiện phân bổ thì cần nhập hệ số cho các dự án gián tiếp thực hiện phân bổ theo “hệ số tự nhập”. Còn nếu phương pháp phân bổ khác thì không cần nhập hệ số.
Sau khi khai báo xong thì nhấn nút “Phân bổ”.
Chương trình hiện thông báo:
Kết quả sau khi phân bổ: Các phát sinh ứng với các mã dự án loại “gián tiếp” sẽ được phân bổ cho các mã dự án trực tiếp đã được khai báo ở menu “khai báo phân bổ dự án gián tiếp” theo hệ số đã nhập hoặc tính theo số liệu tính toán.
- 3.5. Chuyển sổ cái
-
Tại màn hình tạo bút toán, chọn “Chuyển sổ cái” để chuyển các kết quả phân bổ, kết chuyển tính toán ở bước trên vào sổ cái.
Màn hình hiển thị kết quả:
Sau khi đã chuyển sổ cái thành công, nếu người dùng cập nhật, chỉnh sửa những phát sinh mới liên quan tới bút toán, thực hiện lại bước “Tập hợp” chương trình sẽ hiện cảnh báo.
Sau khi chọn “Có”, chương trình chuyển tất cả các bút toán trở về trạng thái “Chưa ghi sổ”.
Đồng thời chương trình tập hợp lại phát sinh của các dự án liên quan. Nhấn “Chuyển sổ cái” để thực hiện lại thao tác chuyển số liệu vào sổ cái.
- 3.6. In bút toán, xuất số liệu ra excel
-
Để in hoặc xuất số liệu ra excel thì chọn biểu tượng “In” hoặc “Kết xuất”.
Lưu ý:
Chỉ in được khi đã “Chuyển sổ cái” và ở trạng thái “Đã ghi sổ cái”. Nếu không chương trình sẽ cảnh báo.
Chương trình hiện ra mẫu in báo cáo bút toán phân bổ chi phí cho các dự án. Tất cả các bút toán được in chung trên một phiếu.
Lưu ý:
Chương trình chỉ hiện lên mẫu in các dự án loại trực tiếp hoặc các dự án loại gián tiếp đã được phân bổ.
- 3.1. Khai báo điều kiện lọc