- 1. Chức năng
- Khai báo danh mục các đồng tiền
- Khai báo danh mục tỷ giá
- Khai báo các tỷ giá ghi sổ cho từng tài khoản ngoại tệ
- Lập các chứng từ có phát sinh ngoại tệ
- Tính tỷ giá ghi sổ
- Lên các báo cáo ngoại tệ.
Hướng dẫn chung các chức năng liên quan đến tài khoản và phát sinh ngoại tệ.
Có các chức năng:
Lưu ý:
Các tài khoản có theo dõi số dư gốc ngoại tệ thì với mỗi loại ngoại tệ phải chia thành 1 tiểu khoản riêng. - 2. Khai báo đồng tiền ngoại tệ
-
Các đồng tiền ngoại tệ giao dịch khai báo tại Danh mục các đồng tiền giao dịch.
Màn hình thông tin đồng tiền ngoại tệ.
- 3. Khai báo tỷ giá cho đồng tiền ngoại tệ
-
Tỷ giá được khai báo tại Danh mục tỷ giá.
Khi nhập các giao dịch ngoại tệ thì chương trình sẽ lấy tỷ giá giao dịch quy đổi ngầm định là tỷ giá trong danh mục này và có ngày gần nhất trước đó so với ngày phát sinh của chứng từ.
Màn hình thông tin tỷ giá.
- 4. Khai báo cách tính tỷ giá ghi sổ cho các tài khoản ngoại tệ
- Đích danh
- Trung bình di động
- Trung bình tháng
Đối với tài khoản có theo dõi số dư ngoại tệ thì sẽ phải hạch toán theo tỷ giá giao dịch đối với các phát sinh làm tăng số dư và theo tỷ giá ghi sổ đối với các phát sinh làm giảm số dư.
Chương trình cho phép tính tỷ giá ghi sổ theo một số phương pháp sau:
Tỷ giá ghi sổ được tính ngay khi nhập giao dịch, và có thể tính lại vào cuối tháng.
- 5. Các chứng từ hạch toán các tài khoản ngoại tệ
-
Các chứng từ hạch toán các tài khoản công nợ phải thu ngoại tệ xem tại Theo dõi công nợ phải thu ngoại tệ.
Các chứng từ hạch toán các tài khoản công nợ phải trả ngoại tệ xem tại Theo dõi công nợ phải trả ngoại tệ.
Các chứng từ hạch toán các tài khoản tiền vay ngoại tệ xem tại Theo dõi tiền vay ngoại tệ.
Các chứng từ hạch toán các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ xem tại Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ. - 6. Tính và cập nhật tỷ giá hàng kỳ
- 6.1. Tính và cập nhật lại tỷ giá ghi sổ
Khi thực hiện các giao dịch thu/chi ngoại tệ thì chương trình tính toán và áp ngay tỷ giá ghi sổ (tggs) cho các tài khoản gốc ngoại tệ.
Tuy nhiên trong trường hợp có những sửa đổi, thêm xóa chứng từ, kể cả các chứng từ không phải thu/chi nhưng liên quan đến các tài khoản gốc ngoại tệ, thì tggs đã tính toán trước đó có thể bị sai lệch.
Để xác định lại tggs thì phải lọc chứng từ thu/chi ra và lưu lại hoặc sử dụng tính năng tính lại và cập nhật lại tggs cho các giao dịch thu/chi ngoại tệ.
Các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ sẽ tính tggs theo phương pháp trung bình di động.
Chương trình sẽ dựa vào danh mục tài khoản có gốc ngoại tệ với phương pháp tính tggs lựa chọn để lọc ra các tài khoản cần tính tggs và thực hiện tính toán theo số dư đầu kỳ, các phát sinh tăng giảm trong kỳ.
- 6.2. Áp tỷ giá ghi sổ theo tỷ giá tự tính
Sử dụng trong trường hợp áp tỷ giá ghi sổ theo giá trị mà người sử dụng tự xác định.
Tham khảo tại Áp tỷ giá ghi sổ theo tỷ giá tự tính.
Màn hình khai báo áp tỷ giá ghi sổ theo tỷ giá tự tính:
- 6.3. Áp tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá
Trong một số trường hợp có thay đổi về tỷ giá giao dịch, người dùng cần áp lại tỷ giá cho các phát sinh thì sử dụng menu Áp tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá.
Màn hình áp tỷ giá giao dịch từ danh mục tỷ giá:
- 6.1. Tính và cập nhật lại tỷ giá ghi sổ
- 7. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
- 7.1. Khai báo tỷ giá cuối kỳ
Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng tiền hạch toán vào cuối kỳ.
Tham khảo tại Khai báo tỷ giá cuối kỳ.
Màn hình khai báo tỷ giá cuối kỳ:
- 7.2. Khai báo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Thực hiện tại menu
Tổng hợp\Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ\Khai báo các bút toán CLTG cuối kỳ.Tham khảo tại Khai báo các bút toán CLTG cuối kỳ.
Màn hình khai báo các bút toán CLTG cuối kỳ.
- 7.3. Tạo bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Thực hiện tại menu
Tổng hợp\Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ\Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.Tham khảo tại Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
Màn hình Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
Sau khi tạo bút toán thành công, chương trình tạo ra 1 dòng phát sinh ở chi tiết phía dưới.
Thường chỉ cần đánh giá lại khi lên báo cáo tài chính, ví dụ: cuối năm, 6 tháng hoặc quý.
Ở menu này chương trình chỉ tính và tạo chênh lệch tỷ giá cho các tài khoản chứ không tính và tạo chênh lệch cho các hóa đơn gốc ngoại tệ.
Đối với các phiếu thu, chi ngoại tệ khi sử dụng mã giao dịch số 1 - chỉ rõ thu chi cho hóa đơn nào thì chương trình cũng sẽ sử dụng tỷ giá cuối kỳ để tính toán chênh lệch tỷ giá. Ví dụ, hóa đơn phát sinh có tỷ giá A. Đến cuối kỳ có đánh giá lại và khai báo tỷ giá là B thì từ đầu kỳ tiếp theo chương trình sẽ tính tỷ giá cho hóa đơn là B.
Vào thời điểm khi lập các báo cáo tài chính thì có thể cần phải đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ - năm, 6 tháng hoặc quý - tùy theo nhu cầu.
- 7.1. Khai báo tỷ giá cuối kỳ
- 8. Một số lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ
Xử lý khi tỷ giá quá lẻ
Trong một số trường hợp đặc biệt do tiền nguyên tệ và tỷ giá quy đổi quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền hạch toán được tính khác với số tiền trên thực tế. Trong trường hợp này phải đánh dấu [v] vào ô “Sửa trường tiền” và chương trình cho phép sửa lại trường tiền hạch toán.Xử lý khi chứng từ có nhiều chi tiết phát sinh ngoại tệ
Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và do làm tròn nên có thể xảy ra trường hợp tổng tiền hạch toán quy đổi cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ không bằng tiền quy đổi từ tổng phát sinh ngoại tệ.
Trong trường hợp này tổng phát sinh của đồng tiền hạch toán sẽ bằng “tổng phát sinh ngoại tệ * tỷ giá” và chênh lệch giữa số này và số cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ được điều chỉnh vào phát sinh chi tiết đầu tiên.Xử lý tỷ giá của các hóa đơn sau khi đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ
Khi lên báo cáo quyết toán - năm hoặc có thể 6 tháng, quý thì sẽ thực hiện đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ.
Tỷ giá cuối kỳ được khai báo tại menu “Tổng hợp / Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ / Khai báo tỷ giá cuối kỳ”.
Đối với các tài khoản gốc ngoại tệ thì việc đánh giá lại này thực hiện tại menu “Tổng hợp / Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ / Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ”.
Đối với các phiếu thu, chi ngoại tệ khi sử dụng mã giao dịch số 1 - chỉ rõ thu chi cho hóa đơn nào thì chương trình cũng sẽ sử dụng tỷ giá cuối kỳ để tính toán chênh lệch tỷ giá. Ví dụ, hóa đơn phát sinh có tỷ giá A. Đến cuối kỳ có đánh giá lại và khai báo tỷ giá là B thì từ đầu kỳ tiếp theo chương trình sẽ tính tỷ giá cho hóa đơn là B.