- 1. Chức năng
- Thu hoàn ứng
- Rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ
- Nhận tiền chuyển từ ngân hàng khác…
Thực hiện lập phiếu thu (tiền mặt, tiền gửi) cho các nghiệp vụ sau:
Thu tiền bán hàng từ khách mua hàng xem tại “Thu tiền bán hàng” ở phân hệ bán hàng và công nợ phải thu.
Ở phần này chỉ giới thiệu ở các nghiệp vụ còn lại, không thuộc thu tiền bán hàng.
- 2. Hạch toán kế toán
- Hoàn ứng do chi không hết số tiền tạm ứng Nợ TK 111, 112
- Nhận lại tiền cho nhân viên vay mượn trước đó Nợ TK 111, 112
- Vay bằng tiền mặt Nợ Tk 112
- Nộp tiền mặt vào quỹ sau khi rút tiền từ ngân hàng Nợ TK 111, 113: Tiền mặt tăng lên
- Nhận tiền (báo có) từ ngân hàng khác chuyển về Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- Hạch toán khi lập phiếu thu ngoại tệ Xem hướng dẫn tại:
Có TK 141.Có TK 13881Có Tk 341Có TK 112: Tiền ngân hàng giảm đi.Có 112, 113: Tiền đang chuyển.
Theo dõi tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ.
Theo dõi tài khoản tiền vay ngoại tệ. - 3. Menu thực hiện
-
Phiếu thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được thực hiện tại các menu:
Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay\Thu tiền NH.
Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay\Thu tiền mặt - 4. Các thông tin trên phiếu thu
- Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: Mã gd (mã giao dịch), mã khách, địa chỉ, mst (mã số thuế), người nộp tiền, số dư, diễn giải chung, tk nợ (tài khoản nợ).
- Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, quyển chứng từ, số chứng từ, đồng tiền giao dịch, tỷ giá giao dịch, trạng thái.
- Tab “1. Chi tiết”: thông tin ở khung này tùy thuộc vào mã giao dịch mà người dùng chọn:
- Khi chọn mã giao dịch số 2 và số 9 cho phép nhập các trường thông tin chi tiết của khách hàng: Tài khoản có, phát sinh có, diễn giải chi tiết, mã khế ước, mã dự án.
- Khi chọn mã giao dịch số 3 tab chi tiết này khác với mã giao dịch số 2 là chọn được nhiều dòng ứng với nhiều mã khách khác nhau.
- Tab “Ghi chú” cập nhật các thông tin: Số chứng từ gốc kèm theo, diễn giải chứng từ gốc, ghi chú chứng từ.
- Khung thông tin “Tổng cộng” bên dưới màn hình: Đối với thu tiền bán hàng thì có các thông tin: “Tổng tiền” của phiếu thu, “Chọn hđ” (Chọn hóa đơn) để chỉ rõ thu tiền của hóa đơn nào (khoản phải thu nào).
-
Màn hình thông tin phiếu thu:
- 5. Hướng dẫn chung về lập phiếu thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
-
Khi làm việc tại màn hình lập phiếu thu thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo chứng từ, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại link:
Hướng dẫn sử dụng chung khi lập chứng từ. - 6. Một số lưu ý khi lập phiếu thu
-
Sau khi đã nhập các chi tiết hạch toán thì không được sửa lại mã giao dịch. Muốn sửa lại mã giao dịch thì phải xóa hết các chi tiết hạch toán.
Khi muốn phân bổ số tiền thu từ các khoản phải thu trước đó với các mã giao dịch 2, 3, 9 thì phải lưu chứng từ lại rồi mới phân bổ được. Sau khi đã phân bổ thì không sửa, xóa được chứng từ, muốn sửa, xóa được thì phải xóa hết các phân bổ trước đó. - 7. Nhận tiền hoàn ứng, nhận lại tiền trả vay, mượn của nhân viên
-
Trường hợp này, người dùng chọn mã giao dịch “2 - Thu từ một khách hàng, thu khác” và chọn đồng tiền giao dịch là VNĐ.
Để chỉ rõ thu tiền của khoản tạm ứng hay vay mượn nào thì sau khi lưu chứng từ thì bấm vào nút “Chọn hđ” để chọn khoản tạm ứng, vay mượn trước đó. Có thể chọn mã gd = 1 để chỉ luôn khi nhập ở tab “1. Chi tiết”.
- 8. Nhận tiền đi vay của ngân hàng bằng tiền mặt
-
Trường hợp này, người dùng chọn mã giao dịch “2 - Thu từ một khách hàng, thu khác” và chọn đồng tiền giao dịch là VNĐ.
Để theo dõi thông tin về khế ước vay, các lần giải ngân và thanh toán thì khai báo khế ước ở “danh mục khế ước” và nhập mã khế ước ở trường “Mã khế ước”.
- 9. Chuyển tiền giữa quỹ tiền mặt và ngân hàng và giữa các ngân hàng
- Trường hợp chuyển tiền giữa quỹ tiền mặt và ngân hàng thì phát sinh 2 chứng từ kế toán - chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng.
- Tương tự, trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng thì cũng phát sinh 2 chứng từ.
Các trường hợp này sử dụng mã giao dịch “2 - Thu từ một khách hàng, thu khác”.
Nếu hạch toán trực tiếp Nợ 111/Có 112, Nợ 112/Có 111 sẽ bị gấp đôi số phát sinh. Vì vậy chỉ nhập chứng từ tiền mặt - phiếu thu hoặc phiếu chi.
Nếu hạch toán thông qua tài khoản tiền đang chuyển - tk 113 thì nhập cả 2 chứng từ vào phần mềm.
Nếu hạch toán trực tiếp Nợ 1121x/Có 1121y thì chỉ lập chứng từ ở ngân hàng chuyển tiền đi.
Nếu hạch toán thông qua tk 113 thì lập cả 2 chứng từ trong phần mềm. - 10. Nhận tiền VNĐ từ bán ngoại tệ
-
Trường hợp bán ngoại tệ lấy tiền VNĐ sẽ có 2 chứng từ.
Nếu hạch toán trực tiếp không thông qua tài khoản 113 thì chỉ nhập chứng từ bán (chi) ngoại tệ, không nhập chứng từ thu tiền VNĐ.
Nếu hạch toán qua tài khoản 113 thì lập phiếu thu tiền VNĐ và chi (bán) ngoại tệ.
Khi lập phiếu thu VNĐ qua tk 113 thì sử dụng mã giao dịch “2 - Thu từ một khách hàng, thu khác”.
- 11. Phiếu thu tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ