6.1.2

Lập phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

1. Chức năng
- Chi trả lương
- Chi nộp bảo hiểm, thuế…
- Chuyển tiền sang ngân hàng khác
- Rút tiền mặt về nhập quỹ
- Chi tạm ứng cho nhân viên
- Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền khác
- Xuất tiền VNĐ mua ngoại tệ
- Bán ngoại tệ lấy tiền VNĐ
- ...

2. Hạch toán kế toán
- Chi trả lương công nhân viên
  Nợ TK 334 phải trả người lao động
  Có TK 111, 112...
- Chi trả BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
  Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384, 3385, 3388)
  Có TK 111, 112...
- Nộp thuế
  Nợ TK 333
  Có TK 112
- Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt
  Nợ TK 627, 641, 642 Chi phí phải trả
  Có TK 111,112
- Trả tiền vay cho ngân hàng
  Nợ TK 341
  Có TK 112
- Nộp tiền mặt vào ngân hàng
  Nợ TK 112, 113
  Có TK 111
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ
  Nợ TK 111, 113
  Có TK 112
- Chuyển tiền sang ngân hàng khác
  Nợ TK 112, 113
  Có 112
- Xuất quỹ đem đi ký quỹ, ký cược
  Nợ TK 144, 244
  Có TK 112
- Hạch toán khi lập phiếu thu ngoại tệ
  Xem hướng dẫn tại:
  Theo dõi tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngoại tệ.
  Theo dõi tài khoản tiền vay ngoại tệ.

3. Menu thực hiện

4. Các thông tin trên phiếu chi
- Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: Mã gd (mã giao dịch), mã ncc (nhà cung cấp), địa chỉ, mst (mã số thuế), người nhận tiền, số dư, diễn giải chung, tk có (tài khoản có).
- Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, quyển chứng từ, số chứng từ, TGGS 1 (tỷ giá ghi sổ), TGGD (tỷ giá giao dịch) và trạng thái.
- Tab “1. Chi tiết”: thông tin ở khung này tùy thuộc vào mã giao dịch mà người dùng chọn:
  - Khi chọn mã giao dịch số “2 - Chi cho một nhà cung cấp, chi khác” cho phép nhập các trường thông tin: Tài khoản nợ, tên tk nợ, phát sinh nợ, diễn giải chi tiết, mã bpht (bộ phận hạch toán), mã khế ước, mã dự án.
  - Khi chọn mã giao dịch số “3 - Chi cho nhiều nhà cung cấp” tab chi tiết này khác với mã giao dịch số 2 là chọn được nhiều dòng ứng với nhiều mã ncc khác nhau.
  - Khi chọn mã giao dịch số “ 8 - thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền”. Các trường hợp thanh toán bằng chi phí không theo dõi công nợ thì chọn mã giao dịch này. Có thể nhập hđ thuế đầu vào ở tab chi tiết hoặc tab hđ thuế. Nhưng chỉ được chọn cách nhập ở 1 nơi.
  - Khi chọn mã giao dịch số “9 - Trả trước cho nhà cung cấp (n.tệ), chi khác (n.tệ)”. Sử dụng cho trường chi khác bằng n.tệ. “Ps nợ” tính theo tỷ giá giao dịch, ps có tính theo tỷ giá ghi sổ.
- Tab “Hđ thuế” thể hiện các thông tin về hóa đơn thuế gtgt: nhóm hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn, mẫu hđ, ký hiệu hđ, mã ncc, tên ncc, địa chỉ, mã số thuế, h.đơn, dịch vụ, tiền hàng, mã t.suất, t.suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, tk thuế và ghi chú.
- Tab “Ghi chú” cập nhật các thông tin: Số chứng từ gốc kèm theo, diễn giải chứng từ gốc, ghi chú chứng từ.
- Khung thông tin “Tổng cộng” bên dưới màn hình: Đối với chi tiền hàng ncc thì có các thông tin: “Tổng tiền” của phiếu chi, “Chọn hđ” (Chọn hóa đơn) để chỉ rõ chi tiền của hóa đơn nào và số của hóa đơn.

5. Hướng dẫn chung về lập phiếu chi

6. Một số lưu ý khi lập phiếu chi

7. Chi trả lương cho nhân viên, thanh toán các khoản bảo hiểm, thuế

8. Chi tạm ứng cho nhân viên, chi cho nhân viên vay, mượn

9. Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền

10. Chuyển tiền giữa quỹ tiền mặt và ngân hàng và giữa các ngân hàng
- Trường hợp chuyển tiền giữa quỹ tiền mặt và ngân hàng thì phát sinh 2 chứng từ kế toán - chứng từ tiền mặt và chứng từ ngân hàng.
  Nếu hạch toán trực tiếp Nợ 111/Có 112, Nợ 112/Có 111 sẽ bị gấp đôi số phát sinh. Vì vậy chỉ nhập chứng từ tiền mặt - phiếu thu hoặc phiếu chi. Không nhập chứng từ ngân hàng.
  Nếu hạch toán thông qua tài khoản tiền đang chuyển - tk 113 thì nhập cả chứng từ trong phần mềm.
  Để đảm bảo các chứng từ đều được nhập và theo dõi trên phần mềm thì hạch toán qua tk 113.
- Tương tự, trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng thì cũng phát sinh 2 chứng từ.
  Nếu hạch toán trực tiếp Nợ 1121x/Có 1121y thì chỉ lập chứng từ ở ngân hàng chuyển tiền.
  Nếu hạch toán thông qua tk 113 thì lập cả chứng từ trên phần mềm.