- 1. Giới thiệu chung
-
Đơn hàng bán được lập tại menu:
- Phân hệ bán hàng\Đơn hàng\Đơn hàng bán. Chức năng của “Lập đơn hàng bán”:
- Cho phép người dùng có thể lập các đơn đặt hàng khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng.
- Cho phép thừa kế từ đơn hàng khi lập hóa đơn bán hàng.
- Giúp theo dõi các mặt hàng đã được đặt, thời hạn giao hàng, số hàng đã giao, còn chưa giao, lập hóa đơn từ đơn hàng và các báo cáo liên quan.
- Giúp theo dõi tình hình thực hiện, số phát sinh theo tài khoản, lãi gộp theo các đơn hàng. Lưu ý:
Đơn hàng không chuyển số liệu vào sổ hạch toán kế toán cũng như sổ kho.
- 2. Các thông tin chi tiết trên đơn hàng bán
- Màn hình thông tin đơn hàng bán như sau:
- Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: Mã khách, địa chỉ, mst, người mua hàng, số dư, diễn giải, mã nx (tk nợ) (mã nhập xuất), mã nvbh (mã nhân viên bán hàng).
- Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: Ngày đh, quyển chứng từ, số đh bán, đồng tiền giao dịch, tỷ giá, trạng thái.
- Tab “1. Chi tiết” nhập các trường thông tin chi tiết từng mặt hàng hóa, vật tư: Mã vật tư, mã kho, số lượng, hạn giao hàng, giá bán, tiền hàng…
- Tab “2. Ghi chú” nhập ghi chú chứng từ.
- Khung thông tin bên dưới màn hình cập nhật các thông tin: mã đ/k thanh toán, hạn tt, sl hàng km. Cũng ở phần này phần mềm đưa ra các số liệu tổng hợp: cộng tiền hàng, tiền chiết khấu, tiền sau chiết khấu, tiền thuế gtgt, tổng tiền thanh toán.
- 3. Các chức năng khi lập đơn hàng bán
Khi làm việc tại màn hình lập đơn hàng bán thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại đây.
- 4. Một số lưu ý khi theo dõi bán hàng theo đơn hàng
- Để theo dõi thực hiện bán hàng theo đơn hàng và thu tiền theo đơn hàng thì cần lưu ý:
- Khi lập hđ bán hàng thì phải chỉ rõ từ đơn hàng nào.
- Khi nhận tiền của khách hàng cũng cần phải chỉ rõ thu tiền của đơn hàng nào.
- 5. Lập đơn hàng bán có khuyến mại
-
Khi lập đơn hàng bán có khuyến mại thì phải tích vào ô “[ x ] Có khuyến mại” ở góc trái phía dưới.
- 0. Không có hàng khuyến mại, biếu tặng
- 1. Hàng cho biếu tặng không tính thuế
- 2. Hàng khuyến mại không tính thuế
- 3. Hàng cho biếu tặng có tính thuế
- 4. Hàng km có tính thuế
Tại cột “km”, tùy theo hình thức khuyến mại - biếu tặng mà nhập như sau:
- 6. Lập đơn hàng bán có chiết khấu bán hàng
Khi lập đơn hàng bán có chiết khấu thương mại thì phải chọn mẫu màn hình nhập thông tin đơn hàng có cột chiết khấu - “Mẫu 3: đầy đủ”
Khi này màn hình có thêm cột “Tỷ lệ ck (%)”. Khi nhập tỷ lệ chiết khấu chương trình sẽ tính ra giá trị chiết khấu.
- 7. Lập đơn hàng bán theo giá bán quy định
Khi lập đơn hàng bán theo danh mục giá bán (bảng giá bán) quy định thì trước tiên cần khai báo bảng giá cho các mặt hàng ở menu “Danh mục giá bán”.
Hiện chương trình cho phép khai báo giá bán cho từng mặt hàng và ngày hiệu lực (có hiệu lực từ ngày).
Khi lập đơn hàng bán chương trình sẽ dựa vào mã hàng, nhóm khách hàng, ngày của đơn hàng và ngày bắt đầu có hiệu lực để xác định giá bán và gán giá trị này vào trường giá bán.
- 8. Lập đơn hàng bán ngoại tệ
Khi lập đơn hàng bán ngoại tệ thì chọn đồng tiền ngoại tệ giao dịch và nhập tỷ giá giao dịch.
Các trường tiền sẽ gồm có số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán tính theo tỷ giá giao dịch.
- 9. Khai báo trạng thái thực hiện của đơn hàng
Liên quan đến khai báo trạng thái thực hiện đơn hàng - Mở (còn đang thực hiện), Đóng (đã kết thúc thực hiện) xem tại “Khai báo trạng thái thực hiện đơn hàng”.