Trường hợp cần theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn thì cần thực hiện phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn tương ứng.
Đối với các hóa đơn ngoại tệ phần mềm chỉ theo dõi công nợ cũng như tất toán theo nguyên tệ chứ không theo dõi tất toán theo đồng tiền hạch toán cũng như không tính toán chênh lệch tỷ giá. Chênh lệch tỷ giá được tính và hạch toán ngay khi thực hiện giao dịch hoặc khi đánh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ.
Ngoài các giao dịch thanh toán được phân bổ cho các hóa đơn thì còn phân bổ các giao dịch khác làm giảm trừ công nợ như: Các khoản ứng trước tiền hàng, nhập hàng bán bị trả lại (xuất trả lại nhà cung cấp), hóa đơn giảm giá, chứng từ phải thu khác làm giảm trừ công nợ, chứng từ bù trừ công nợ.
Ngoài việc theo dõi công nợ chi tiết theo các hóa đơn mua bán thì chương trình còn cho phép theo dõi chi tiết công nợ của từng khoản tạm ứng, từng khoản phải thu, phải trả khác. Việc phân bổ các khoản thanh toán cho các khoản phải thu, phải trả này cũng tương tự như việc phân bổ các khoản thanh toán cho các hóa đơn mua, bán.

• 2.1. Menu thực hiện
  Phân bổ các khoản thanh toán cho các hóa đơn có thể thực hiện theo 3 cách sau.
  • 1. Chỉ rõ trực tiếp cho các hóa đơn ngay khi thực hiện các giao dịch thu, chi: Chọn mã giao dịch thu/chi chi tiết theo hóa đơn.

  

  • 2. Tại các màn hình giao dịch, sau khi đã lập và lưu các chứng từ thanh toán, lọc ra và bấm vào nút "Chọn hđ" (chọn hóa đơn) để thực hiện phân bổ.

  

  • 3. Thực hiện tại menu riêng:
    • Phân hệ bán hàng\Thu tiền\Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn.
    • Phân hệ mua hàng\Thanh toán\Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn.
    Phân bổ trực tiếp khi thực hiện giao dịch theo cách 1 được hướng dẫn tại các nghiệp vụ thu/chi thanh toán tiền hàng.
    Khi chọn chức năng "Chọn hđ" theo cách 2 thì chương trình sẽ tự động chuyển đến menu phân bổ theo cách 3.
    Vì vậy tiếp theo sẽ trình bày chi tiết hướng dẫn thực hiện theo cách 3.


• 2.2. Các thông tin trên màn hình phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn
  Màn hình thông tin phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn:

  

  • Màn hình phía trên hiện các thông tin của Phiếu thu: Ngày c.từ (ngày chứng từ), số c.từ (số chứng từ), mã gd (mã giao dịch), mã khách, Tk c.nợ (tài khoản công nợ), Tk tt (tài khoản thanh toán), tiền ps (tiền phát sinh), tiền đã pb (tiền đã phân bổ), tiền chưa pb (tiền chưa phân bổ)...

  

  • Ở màn hình phía dưới, chương trình liệt kê chi tiết các Hóa đơn tương ứng với mã khách của Phiếu thu. Gồm các thông tin: Ngày hđ (ngày hóa đơn), số hđ (số hóa đơn), tiền phải thu, tiền đã tt (tiền đã thanh toán), tiền còn phải thu, tiền tt đợt này (tiền thanh toán đợt này), tiền còn phải thu 2, ngày đến hạn, mã c.từ (mã chứng từ)…

  



• 2.3. Các lựa chọn và chức năng khi phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn
  Có các lựa chọn và các chức năng: Phân bổ theo ngày hóa đơn, phân bổ theo hạn thanh toán, phân bổ tự động, phân bổ trực tiếp, xóa phân bổ hiện thời, xóa các phân bổ, quay ra.

  

  • Phân bổ theo ngày hóa đơn

    Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày hóa đơn”, các hóa đơn có ngày hóa đơn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

  • Phân bổ theo hạn thanh toán

    Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày đến hạn”, các hóa đơn có ngày đến hạn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

  • Phân bổ tự động

    Chương trình phân bổ tiền phát sinh một cách tự động, phân bổ cho từng hóa đơn theo thứ tự từ trên xuống. Không chỉnh sửa được số tiền thanh toán cho các hóa đơn.

  • Phân bổ trực tiếp

    Chương trình phân bổ tiền phát sinh trực tiếp cho hóa đơn đang chọn. Có thể chỉnh sửa lại số tiền thanh toán cho hóa đơn.

  • Xóa phân bổ hiện thời

    Chương trình xử lý xóa phân bổ cho dòng hóa đơn đang chọn.

  • Xóa các phân bổ

    Chương trình xử lý xóa tất cả các phân bổ.

  • Quay ra

    Chương trình kết thúc màn hình phân bổ.



• 2.4. Một số lưu ý khi phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn
  Hóa đơn đã tất toán sẽ không hiện lên trên màn hình phân bổ nữa.
  Hóa đơn chưa tất toán sẽ hiện lên trên màn hình phân bổ, không phụ thuộc vào ngày hóa đơn trước hay sau ngày trên phiếu thu.
  Nếu muốn phân bổ lại cho hóa đơn thì cần thực hiện chức năng xóa phân bổ trước đó.

• Bước 1: Lọc các chứng từ thanh toán để phân bổ

  Nhập điều kiện lọc:

  

  Sau khi lọc chương trình sẽ đưa ra danh sách các hóa đơn cần phân bổ theo điều kiện lọc, người dùng có thể chọn hóa đơn để phân bổ.

  

  Trường hợp màn hình điều kiện lọc bỏ trống mã khách thì tại màn hình phân bổ sẽ hiện ra tất cả các phiếu thu (chi), các chứng từ giảm trừ công nợ hóa đơn (ứng trước tiền hàng, phiếu nhập (xuất) hàng bán (mua) trả lại... và các hóa đơn cần thanh toán của mã khách tương ứng. Chọn dòng phiếu thu nào thì các hóa đơn tương ứng sẽ hiện ở màn hình dưới.

  



• Bước 2: Chọn phương thức phân bổ
  Chọn: “Phân bổ theo ngày hóa đơn” hoặc “Phân bổ theo hạn thanh toán”.


• Bước 3: Chọn hình thức phân bổ

  Nếu muốn phân bổ hàng loạt cho các hóa đơn, người dùng có thể bấm “Phân bổ tự động”. Chương trình sẽ phân bổ hóa đơn theo thứ tự từ trên xuống dưới.

  

  Tiền phân bổ cho từng hóa đơn thể hiện ở cột “Tiền tt đợt này”.
  Tiền chưa phân bổ = Tiền phát sinh - Tiền đã phân bổ
  Trường hợp người dùng muốn phân bổ trực tiếp cho hóa đơn nào thì chọn dòng hóa đơn đó và bấm “Phân bổ trực tiếp”. Chương trình hiện ra bảng để người dùng nhập số tiền thanh toán cho hóa đơn.

  



• Bước 4: Xóa phân bổ

  Trường hợp khách hàng phát hiện bị phân bổ nhầm hóa đơn hay muốn chỉnh sửa lại số tiền phân bổ thì có thể chọn xóa phân bổ cho hóa đơn rồi phân bổ lại.

  

  Tại màn hình phân bổ, có thể bấm vào số chứng từ để xem màn hình thông tin chi tiết của phiếu thanh toán đó.

  



• Bước 5: Kết thúc phân bổ, chọn "Quay ra".
  Kết thúc phân bổ.