Mã khách
Trường hợp nhập lần đầu mà khách hàng là khách lẻ, vãng lai, mua 1 lần, trả tiền ngay thì chương trình sẽ hiển thị tab “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin.
Nếu xuất hóa đơn cho khách hàng này thì có thể dùng chung các khách lẻ này cùng 1 mã (mã khách lẻ này trong danh mục khách hàng có mst để trắng). Lúc này, cập nhật các trường thông tin bổ sung ở tab “Khách hàng VAT”: tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.
Nếu phát hành hóa đơn điện tử thì có thêm trường “Thư điện tử nhận hđđt” để nhập danh sách email nhận hóa đơn điện tử.

Trường hợp không xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể không cần phải nhập các thông tin liên quan, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.
` Khách hàng công nợ và khách hàng thuế khác nhau
Trường hợp khách mua hàng là chi nhánh nhưng hóa đơn lại xuất cho công ty mẹ (hoặc ngược lại) thì điền thông tin khách hàng thuế ở tab “4. Ghi chú”. Tuy nhiên công nợ vẫn ghi cho chi nhánh, sổ thuế sẽ theo thông tin khách hàng thuế.
Tại tab “4. Ghi chú”, bấm vào nút “Khách hàng thuế” để nhập thông tin khách hàng thuế. Màn hình “Khách hàng VAT” như ở bên trên sẽ hiển thị để nhập thông tin khách hàng thuế tại màn hình này.

Sau khi lưu thì thông tin khách hàng thuế sẽ hiển thị ở khung “Thông tin khách hàng thuế”.
Lưu ý: trường hợp này không áp dụng cho khách lẻ, vãng lai, mua một lần, trả tiền ngay.
Không lưu thông tin vào sổ thuế
Trường hợp không muốn lưu thông tin vào sổ thuế (không lên bảng kê thuế, tờ khai thuế) thì đánh dấu vào ô “[ x ] Không lưu sổ thuế” trước khi lưu hóa đơn.

Thông tin khách hàng trong danh mục khách hàng và trên hóa đơn
Khi lập mới hóa đơn lần đầu thì thông tin khách hàng trên hóa đơn sẽ lấy từ danh mục khách hàng ứng với mã khách được chọn.
Tuy nhiên sau đó thông tin khách hàng có thể thay đổi, ví dụ thay đổi địa chỉ, thay đổi tên doanh nghiệp và thông tin thay đổi này được khai báo lại trong danh mục khách hàng. Tuy vậy nếu ta lọc hóa đơn cũ ra thì thông tin khách hàng trên hóa đơn vẫn theo thông tin cũ trước đó, do đây là thông tin để khai báo thuế với các thông tin vào thời điểm lập hóa đơn.
Nếu ta muốn cập nhật lại thông tin từ danh mục khách hàng lên thông tin khách hàng trên hóa đơn thì có thể thực hiện như sau.

Cách thứ nhất: phải sửa lại hóa đơn, chọn lại 1 mã khách khác, bấm enter để qua trường mã khách, sau đó quay lại và nhập lại mã khách ban đầu thì chương trình sẽ lấy thông tin từ danh mục khách hàng để cập nhật cho thông tin khách hàng trên hóa đơn, và sau đó lưu hóa đơn.
Cách thứ 2: xem hướng dẫn tiếp theo bên dưới.

Cập nhật lại thông tin khách hàng từ danh mục lên hóa đơn
Khi đã sửa thông tin khách hàng trong “Danh mục khách hàng” nếu muốn cập nhật lại thông tin này cho thông tin khách hàng trên hóa đơn và trong bảng kê thuế thì vào tab “4. Ghi chú” và bấm vào nút “Cập nhật” để cập nhật lại.

Khi làm việc tại màn hình lập hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.

Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại link:
Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ.

Sau khi hóa đơn đã được nhập và lưu thì có thể phát hành hóa đơn điện tử.
Phát hành hddt thực hiện ở tab “Hđ điện tử”. Khi này phần mềm sẽ kết nối với phần mềm phát hành hóa đơn điện tử. Khi hddt được phát hành thì phần mềm hddt sẽ trả lại số hddt và phần mềm sẽ cập nhật lại số hđ này.

Trường hợp hóa đơn đã phát hành rồi nhưng phát hiện bị sai. Khi này cần lập một hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai.
Sau khi lập một hóa đơn mới thì tiến hành hủy hóa đơn cũ, đồng thời phát hành hóa đơn thay thế.
Hướng dẫn thực hiện hủy hddt đã phát hành và thay thế bằng một hddt mới xem tại Hóa đơn điện tử.
Lưu ý là khi hủy hóa đơn cũ thì cũng xảy ra 2 trường hợp, 1 - xóa hẳn số liệu và 2 - giữ nguyên số liệu và lập thêm một phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

Ở đây hướng dẫn cho trường hợp thực hiện chiết khấu trên cùng hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác...
Trước khi lập hóa đơn có chiết khấu bán hàng thì phải chọn mẫu màn hình nhập thông tin hóa đơn có cột thông tin chiết khấu. Chọn “Mẫu 3: đầy đủ”. Sau khi chọn mẫu này thì chương trình hiện lên 3 cột: tỷ lệ ck (%), tiền ck, tk ck và bên dưới có 2 dòng tổng Tiền ck và Tiền sau ck.