Mã khách
Trường hợp nhập lần đầu mà khách hàng là khách lẻ, vãng lai, mua 1 lần, trả tiền ngay, không cần có mã riêng (một mã dùng chung cho các khách vãng lai, trong danh mục khách hàng có mst để trắng) thì chương trình sẽ hiển thị tab “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin.
Các thông tin cần nhập: tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.

Trường hợp không xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể không cần phải nhập các thông tin liên quan, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.
Khách hàng công nợ và khách hàng thuế khác nhau
Trường hợp khách mua hàng là chi nhánh nhưng hóa đơn lại xuất cho công ty mẹ (hoặc ngược lại) thì điền thông tin khách hàng thuế ở tab “4. Ghi chú”. Tuy nhiên công nợ vẫn ghi cho chi nhánh, sổ thuế sẽ theo thông tin khách hàng thuế.
Tại tab “4. Ghi chú”, bấm vào nút “Khách hàng thuế” để nhập thông tin khách hàng thuế. Màn hình “Khách hàng VAT” như ở bên trên sẽ hiển thị để nhập thông tin khách hàng thuế tại màn hình này.

Sau khi lưu thì thông tin khách hàng thuế sẽ hiển thị ở khung “Thông tin khách hàng thuế”.
Lưu ý: trường hợp này không áp dụng cho khách lẻ, vãng lai, mua một lần, trả tiền ngay.
Không lưu thông tin vào sổ thuế
Trường hợp không muốn lưu thông tin vào sổ thuế (không lên bảng kê thuế, tờ khai thuế) thì đánh dấu vào ô “[ x ] Không lưu sổ thuế” trước khi lưu hóa đơn.

Thông tin khách hàng trong danh mục khách hàng và trên hóa đơn
Khi lập mới hóa đơn lần đầu thì thông tin khách hàng trên hóa đơn sẽ lấy từ danh mục khách hàng ứng với mã khách được chọn.
Tuy nhiên sau đó thông tin khách hàng có thể thay đổi, ví dụ thay đổi địa chỉ, thay đổi tên doanh nghiệp và thông tin thay đổi này được khai báo lại trong danh mục khách hàng. Tuy vậy nếu ta lọc hóa đơn cũ ra thì thông tin khách hàng trên hóa đơn vẫn theo thông tin cũ trước đó, do đây là thông tin để khai báo thuế với các thông tin vào thời điểm lập hóa đơn.
Nếu ta muốn cập nhật lại thông tin từ danh mục khách hàng lên thông tin khách hàng trên hóa đơn thì có thể thực hiện như sau.

Cách thứ nhất: phải sửa lại hóa đơn, chọn lại 1 mã khách khác, bấm enter để qua trường mã khách, sau đó quay lại và nhập lại mã khách ban đầu thì chương trình sẽ lấy thông tin từ danh mục khách hàng để cập nhật cho thông tin khách hàng trên hóa đơn, và sau đó lưu hóa đơn.
Cách thứ 2: xem hướng dẫn tiếp theo bên dưới.

Cập nhật lại thông tin khách hàng từ danh mục lên hóa đơn
Khi đã sửa thông tin khách hàng trong “Danh mục khách hàng” nếu muốn cập nhật lại thông tin này cho thông tin khách hàng trên hóa đơn và trong bảng kê thuế thì vào tab “4. Ghi chú” và bấm vào nút “Cập nhật” để cập nhật lại.

Khi làm việc tại màn hình lập hóa đơn bán hàng thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.

Hướng dẫn sử dụng xem tại Hướng dẫn chung khi lập chứng từ.

Sau khi hóa đơn đã được nhập và lưu thì có thể phát hành hóa đơn điện tử.
Phát hành hddt thực hiện ở tab “Hđ điện tử”. Khi này phần mềm sẽ kết nối với phần mềm phát hành hóa đơn điện tử. Khi hddt được phát hành thì phần mềm hddt sẽ trả lại số hddt và phần mềm sẽ cập nhật lại số hđ này.

Trường hợp hóa đơn đã phát hành rồi nhưng phát hiện bị sai. Khi này cần lập một hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai.
Sau khi lập một hóa đơn mới thì tiến hành hủy hóa đơn cũ, đồng thời phát hành hóa đơn thay thế.
Hướng dẫn thực hiện hủy hddt đã phát hành và thay thế bằng một hddt mới xem tại Hóa đơn điện tử
Lưu ý là khi hủy hóa đơn cũ thì cũng xảy ra 2 trường hợp, 1 - xóa hẳn số liệu và 2 - giữ nguyên số liệu và lập thêm một phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

Nếu doanh nghiệp có đăng ký theo quy định thì không tính thuế (giá tính thuế bằng 0)..

1. Hàng cho biếu tặng (không kèm theo điều kiện mua hàng)

• Nợ tk chi phí bán hàng (hoặc tk cp ql)
  

  Có tk vt (Nợ 641, 642/Có 155, 156)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

2. Hàng khuyến mại (có kèm theo điều kiện mua hàng - ví dụ mua 10 tặng 1, bản chất là giảm giá)

• Nợ tk giá vốn
  

  Có Tk vt (Nợ 632/Có 155, 156)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

Nếu doanh nghiệp không có đăng ký theo quy định thì có tính thuế

3. Hàng cho biếu tặng

• Nợ tk chi phí bán hàng (hoặc tk chi phí quản lý)
  

  Có tk vt (Nợ 641, 642/Có 155, 156)

• Nợ tk chi phí bán hàng (hoặc tk chi phí quản lý)
  

  Có tk thuế gtgt (Nợ 641, 642/Có 333)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

4. Hàng khuyến mại

• Nợ tk giá vốn
  

  Có Tk vt (Nợ 632/Có 155, 156)

• Nợ tk giá vốn
  

  Có tk thuế gtgt (Nợ 632/Có 333)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

Lưu ý: Hàng cho biếu tặng cho nhân viên nội bộ bằng quỹ khen thưởng phúc lợi: hạch toán doanh thu và tính thuế bình thường, ghi nợ tk quỹ khen thưởng, phúc lợi.

Trước khi lập hóa đơn có hàng khuyến mại thì phải chọn mẫu màn hình nhập thông tin hóa đơn có cột thông tin hàng khuyến mại. Mẫu đơn hàng có hàng khuyến mãi: mẫu 1, 2 và 5.

Sau đó đánh dấu vào ô “[ x ] Có khuyến mại”.

Tại cột “km” nhập như sau:

1. Không có hàng khuyến mại, biếu tặng.
2. Hàng cho biếu tặng không tính thuế.
3. Hàng khuyến mại không tính thuế.
4. Hàng cho biếu tặng có tính thuế.
5. Hàng khuyến mại có tính thuế.

Tùy theo giá trị nhập ở cột km chương trình sẽ thực hiện hạch toán và chuyển số liệu vào các sổ sách như phần hướng dẫn hạch toán.

Nếu hàng khuyến mại được lập trên 1 hóa đơn riêng thì tại trường Mã nx (Tk nợ) nhập tk 111.
Lưu ý: nếu hóa đơn tiếp theo không có hàng khuyến mại hoặc biếu tặng thì ta bỏ đánh dấu ô “[ ] Có km”.

Có các trường hợp sau:

1. Chiết khấu ngay khi mua/bán hàng và trên hóa đơn chỉ theo dõi số tiền sau chiết khấu. Khi này hạch toán như bình thường, theo số tiền sau chiết khấu.
2. Chiết khấu ngay khi mua/bán hàng và trên hóa đơn có theo dõi cả số tiền trước khấu, số tiền chiết khấu và số tiền sau chiết khấu.
3. Chiết khấu sau khi mua hàng nhiều lần và được hưởng chiết khấu theo số lượng, doanh số lũy kế. Khi này có thể tính số tiền chiết khấu vào hóa đơn cuối cùng hoặc lập một “Hóa đơn điều chỉnh giảm giá thuế và doanh thu” riêng. Khi lập riêng một hóa đơn giảm giá thì số tiền chiết khấu được hạch toán vào tài khoản giảm giá.

Trường hợp thực hiện chiết khấu trên cùng hóa đơn bán hàng thì hạch toán như sau:

1. Hạch toán doanh thu trên số tiền trước chiết khấu: Nợ tk công nợ/Có tk doanh thu.
   Nợ 131, 111, 112
   • Có 511 - số tiền trước chiết khấu.
2. Hạch toán số tiền chiết khấu: Nợ tk chiết khấu/Có tk công nợ.
   Nợ 5211 (TT 200)
   Nợ 511 (TT 133)
   • Có 131 - Số tiền chiết khấu.
3. Hạch toán thuế gtgt - tính trên giá sau chiết khấu = doanh thu - chiết khấu: Nợ tk công nợ/Có tk thuế.
   Nợ 131, 111, 112
   • Có 3331 - tiền thuế tính trên giá sau ck.

Có một số trường hợp doanh nghiệp yêu cầu tính thuế trên giá trị doanh thu trước chiết khấu.
Nếu hạch toán theo TT200 thì cuối kỳ lập chứng từ hạch toán giảm trừ doanh thu:

Nợ 511
• Có 5211 - Số tiền chiết khấu.

Ở đây hướng dẫn cho trường hợp thực hiện chiết khấu trên cùng hóa đơn bán hàng.
Trước khi lập hóa đơn có chiết khấu bán hàng thì phải chọn mẫu màn hình nhập thông tin hóa đơn có cột thông tin chiết khấu. Mẫu 1, mẫu 5 hoặc mẫu đầy đủ:

Sau đó đánh dấu vào ô “[ x ] Có chiết khấu”.
Chương trình cho phép 2 cách nhập chiết khấu:

• Cách 1: chương trình cho phép nhập giá trị tỷ lệ chiết khấu vào cột “Tỷ lệ ck (%)”. Chương trình sẽ tính ra giá trị chiết khấu.

  

• Cách 2: nhấn nút “Phân bổ chiết khấu” để phân bổ chiết khấu cho các vật tư, hàng hóa. Sử dụng cho trường hợp hóa đơn bán hàng có tỷ lệ chiết khấu trên tổng hóa đơn sau đó phân bổ ngược lên từng mặt hàng.

  

  Chương trình hiển thị màn hình phân bổ chiết khấu:

  

  Có 3 kiểu phân bổ:
  • 1 - Theo tiền hàng
  • 2 - Theo số lượng
  • 3 - Tự nhập.
  Còn có 2 tùy chọn:
  • Ghi đè số tiền ck: sau khi nhấn nhận, chương trình sẽ ghi đè cột tiền ck và tính lại % tỷ lệ ck trên màn hình nhập liệu (tiền ck / tiền hàng * 100).
  • Cộng dồn vào sô tiền ck: sau khi nhấn nhận, chương trình sẽ lấy tiền ck trên màn hình nhập liệu nếu đã nhập trước đó + tiền ck vừa pbổ và tính lại tỷ lệ ck trên màn hình nhập liệu hóa đơn (tiền ck/ tiền hàng * 100).
  Sau đó nhấn “Nhận” để thực hiện phân bổ.

Chương trình cũng hạch toán giá trị chiết khấu theo tài khoản được khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư.

Lưu ý:

• Nếu hóa đơn tiếp theo không có hàng có chiết khấu thì ta bỏ đánh dấu ô này và chương trình không cho nhập cột “Tỷ lệ ck (%)” (đều nhận giá trị “0”).
• Khi xử lý không phân bổ ck cho vật tư có “Km # 0”

Khi xuất hàng bán từ kho gửi ở đại lý thì hạch toán có khác ở phần giá vốn:

• Nợ tk giá vốn
  

  Có tk hàng gửi đại lý (Nợ tk 632 / Có tk 157)

Các cặp định khoản thì vẫn hạch toán bình thường như là xuất hàng từ kho của doanh nghiệp.
Phần hoa hồng cho đại lý thì dựa vào hóa đơn của đại lý xuất cho doanh nghiệp để hạch toán vào chi phí bán hàng:

• Nợ tk chi phí bán hàng, nợ tk thuế gtgt được khấu trừ
  

  Có tk công nợ.

Trước tiên ở danh mục kho cần phải khai báo kho hàng là kho đại lý và khai báo thêm tài khoản hàng gửi đại lý.

Khi lập hóa đơn, phần mềm sẽ dựa vào thông tin xuất hàng từ kho đại lý và hạch toán giá vốn theo quy định: Nợ tk gv / Có tk hàng gửi đại lý.

Phần hoa hồng cho đại lý thì dựa vào hóa đơn đại lý để nhập và hạch toán ở menu hóa đơn mua dịch vụ ở phân hệ mua hàng.