Nhập mua hàng

  • 1. Hạch toán kế toán

      • Hạch toán giá trị vật tư, hàng hóa nhập mua
      Nợ 152, 156, 611: Tiền hàng chưa có thuế GTGT
      Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
      Có 111, 112, 331: Tổng giá trị tiền hàng thanh toán.
      Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng mua bao gồm cả thuế.

      • Hạch toán chi phí mua hàng tính vào giá vốn hàng nhập mua
      Nợ 152, 156: Chi phí mua hàng
      Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
      Có 111,112, 331: Tổng giá trị tiền chi phí thanh toán.

      • Hạch toán cho trường hợp nhập mua hàng nhưng hóa đơn về sau
      Khi hàng về mà chưa có hóa đơn GTGT
      Nợ 152, 156, 611: Tiền hàng chưa có thuế GTGT
      Có 331
      Sau khi nhận được hóa đơn GTGT
      Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
      Có 331.
      Hoặc hạch toán như sau.
      Khi hàng về mà chưa có hóa đơn GTGT
      Nợ 152, 156, 611: Tiền hàng chưa có thuế GTGT
      Có 3319 (c.nợ phải trả chưa có hóa đơn)
      Sau khi nhận được hóa đơn GTGT
      Nợ 3319 (c.nợ phải trả chưa có hóa đơn)
      Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
      Có 3311 (c.nợ phải trả đã có hóa đơn).


  • 2. Menu thực hiện và chức năng

      Phiếu nhập mua hàng được lập tại menu:
      Phân hệ mua hàng\Nhập mua hàng\Nhập hàng.

      Lưu ý: Hóa đơn mua dịch vụ và ts, cc thì nhập ở menu:
      Phân hệ mua hàng\Mua dịch vụ và ts, cc\Mua dịch vụ và ts, cc.
      Phiếu nhập mua hàng có thể lập trực tiếp hoặc thông qua đơn hàng lập trước đó.


  • 3. Các thông tin trên màn hình nhập mua hàng
      Màn hình thông tin phiếu nhập hàng.

      • Khung “Thông tin chung” gồm có các thông tin: Mã ncc (nhà cung cấp), địa chỉ, mst (mã số thuế), người giao hàng, số dư, diễn giải, mã nx (tk có) (mã nhập xuất).

      • Khung “Chứng từ” gồm có các thông tin: Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, quyển chứng từ, số chứng từ, đồng tiền giao dịch, tỷ giá, trạng thái.

      • Tab “1. Chi tiết” gồm có các thông tin chi tiết từng mặt hàng hóa, vật tư: Stt (số thứ tự dòng), mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, mã kho, tồn kho, số lượng, đơn giá, tiền hàng, tk nợ, mã dự án, số đh mua...

      • Tab “2. Chi phí” có các thông tin chi phí: Tk có, mã ncc (nhà cung cấp), tổng chi phí, kiểu phân bổ, mã vật tư, tiền chi phí, giá gồm chi phí...

      • Tab “3. Hđ thuế” có các thông tin thuế: Nhóm hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn, mã thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, tk thuế...

      • Tab “4. Ghi chú” để ghi chú chứng từ.

      • Khung thông tin bên dưới đưa ra các số liệu tổng hợp: cộng tiền hàng, tiền chi phí, tiền thuế gtgt, tổng tiền thanh toán.


  • 4. Các thao tác khi lập phiếu nhập mua hàng
      Khi làm việc tại màn hình lập phiếu nhập mua hàng thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
      Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.

      Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại link:
      Hướng dẫn chung khi lập chứng từ.

  • 5. Lập phiếu nhập mua hàng từ đơn hàng mua
      Trường hợp đã có đơn hàng mua trước đó thì có thể lập phiếu nhập từ đơn hàng mua này. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ đơn hàng mua chuyển sang phiếu nhập đồng thời ghi rõ số đơn hàng mua của các dòng chi tiết là lấy từ đơn hàng mua vừa chọn.
      Bước đầu vẫn nhập các thông tin về nhà cung cấp, ngày và số phiếu nhập mua như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Chọn đh mua”.

      Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng mua.

      Lưu ý:

      Có thể lọc mã nhà cung cấp trên đơn hàng khác với mã nhà cung cấp trên hóa đơn. Tuy nhiên, khi này lên báo cáo có thể bị sai.

      Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng mua đáp ứng điều kiện lọc.

      Lưu ý: Hiện tại, chương trình hiện lên toàn bộ các đơn hàng mua thỏa mãn điều kiện lọc chứ chưa kiểm tra để chỉ lọc lên các mặt hàng, đơn hàng mua chưa nhận đủ.
      Sau khi chọn đơn hàng mua để nhập hàng chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá bán… chuyển sang phiếu nhập hàng.
      Lưu ý:

      Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn đơn hàng thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ đơn hàng mua vừa chọn sang.

      Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc đơn hàng mua.

  • 6. Nhập chi phí mua hàng cùng với phiếu nhập mua
      Chi phí mua hàng có thể nhập cùng với phiếu nhập mua. Khi này chi phí mua hàng nhập ở tab “2. Chi phí”.
      Nhập các thông tin “Tk có” và “Mã ncc” hạch toán hoặc nhà cung cấp chi phí khác với tk có và nhà cung cấp hàng hóa ở phần “Thông tin chung”. Nếu các thông tin này để trống, chương trình ngầm định theo dõi theo tài khoản có và mã nhà cung cấp ở phần “Thông tin chung”.

      Nhập “Tổng chi phí” và chọn “Kiểu phân bổ” (1 - Theo tiền hàng, 2 - Theo số lượng).

      Bấm “Pb tự động” (phân bổ tự động), chương trình sẽ thực hiện phân bổ tổng chi phí cho từng mặt hàng theo kiểu phân bổ đã lựa chọn - tính ra “Tiền chi phí” và “Giá gồm cp” (giá gồm chi phí) cho từng mặt hàng.

      Người sử dụng có thể tự nhập tiền vào các dòng tại ô “Tiền chi phí”, tuy nhiên tổng chi phí của các dòng phải bằng tiền tại ô “Tổng chi phí”.

  • 7. Nhập chi phí mua hàng không cùng với phiếu nhập mua

  • 8. Nhập mua xuất thẳng cho sử dụng

  • 9. Nhập thông tin hóa đơn của nhà cung cấp
      Các hóa đơn của nhà cung cấp được nhập tại tab “3. Hđ thuế”.

      Các thông tin nhập ở phần này được chuyển vào sổ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và sổ theo dõi chi tiết công nợ theo hóa đơn.
      Các thông tin cần phải nhập ở tab “3. Hđ thuế” tham khảo tại Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào.

  • 10. Nhập mua khi hóa đơn về sau

      Khi mua hàng về mà chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho bình thường nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT đầu vào.

      Có 2 cách để thực hiện.

      Cách 1
      Một số doanh nghiệp chia tài khoản 331 thành 2 tiểu khoản: 3311 - c.nợ phải trả khi đã có hóa đơn và 3319 - c.nợ phải trả chưa có hóa đơn.
      Khi nhận được hàng, lập phiếu nhập mua và hạch toán

      Nợ 152, 156: Tiền hàng chưa có thuế GTGT
      Có 3319: Tiền hàng chưa có thuế GTGT.
      Khi nhận được hóa đơn sẽ hạch toán bổ sung tại Mua dịch vụ, tài sản, công cụ:
      hạch toán chuyển theo dõi tk công nợ và hạch toán thuế GTGT
      Nợ 3319: Tiền hàng chưa có thuế GTGT (tk c.nợ chưa có hóa đơn)
      Nợ 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ
      Có 3311: Tổng tiền thanh toán.

      Cách 2
      Khi nhận được hàng, lập phiếu nhập mua bình thường theo giá mua chưa có thuế.
      Khi nào nhận được hóa đơn sẽ hạch toán bổ sung phần thuế GTGT của hóa đơn mua hàng.

      • Nếu hóa đơn về cùng kỳ thì có thể lọc phiếu nhập mua lưu trước đó để nhập thêm thông tin về thuế GTGT hoặc nhập ở menu “Chứng từ phải trả khác”, hạch toán Nợ 133/Có 331 và thông tin về hóa đơn thuế đầu vào.

      Lưu ý:

      • Nếu nhập ở “Chứng từ phải trả khác” thì không theo dõi được chi tiết công nợ theo hóa đơn.
      • Nếu nhập ở “Mua dịch vụ, tài sản, công cụ” thì theo dõi được chi tiết công nợ theo hóa đơn nhưng khi này ở tab hạch toán chi tiết thì hạch toán tiền bằng 0.
      Cách 1 thì dễ theo dõi được các chứng từ chưa có hóa đơn một cách đơn giản và rõ ràng. Việc nhập liệu khi cần theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn cũng không phải “dùng mẹo”.


  • 11. Theo dõi nhập mua theo đơn hàng
      Để theo dõi nhập mua theo đơn hàng cần nhập thông tin về số đơn hàng trên các phiếu nhập.

      Có thể nhập trực tiếp số đơn hàng hoặc lập phiếu nhập thừa kế từ đơn hàng. Báo cáo về thực hiện đơn hàng xem tại “Mua hàng\Báo cáo đơn hàng”.

  • 12. Theo dõi công nợ theo hóa đơn của nhà cung cấp
      Hóa đơn của nhà cung cấp được nhập ở tab “3. Hđ thuế”. Tại đây, sẽ nhập các thông tin về điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán.
      Khi thực hiện chi trả cho nhà cung cấp thì chỉ rõ trả cho hóa đơn nào hoặc sau đó thực hiện phân bổ cho hóa đơn.
      Báo cáo về công nợ theo hóa đơn xem tại “Mua hàng\Báo cáo công nợ hóa đơn”.

  • 13. Lập phiếu nhập mua có đồng tiền ngoại tệ
      Khi lập hóa đơn ngoại tệ thì chọn đồng tiền giao dịch và nhập tỷ giá giao dịch.
      Các trường tiền sẽ gồm có số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán tính theo tỷ giá giao dịch.

      Trường hợp có ứng trước tiền ngoại tệ cho người bán thì khi lập phiếu nhập mua hàng ngoại tệ phải tách ra thành 2 phần:
      • Phần ngoại tệ ứng với phần tiền ứng trước – theo tỷ giá khi ứng trước tiền.
      • Phần ngoại tệ còn lại – theo tỷ giá giao dịch.
      Từ đó tính toán ra số tiền quy đổi và xác định lại tỷ giá để nhập vào. Nếu số lẻ thì bấm đánh dấu “[x] Sửa trường tiền” để nhập số tiền quy đổi cho chính xác.

Xem thêm

Đơn hàng nội địa
Khai báo trạng thái đơn hàng nội địa
Đơn hàng nhập khẩu
Khai báo trạng thái đơn hàng nhập khẩu
Chi phí mua hàng
Nhập mua xuất thẳng
Xuất trả lại ncc
Nhập hàng nhập khẩu
Mua dịch vụ và ts, cc
Thanh toán tạm ứng
Thanh toán tiền mua hàng
C.từ phải trả khác, c.từ bù trừ công nợ
Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn
Tính lại số dư tức thời của các nhà cung cấp
Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào
Hướng dẫn chung về nhập chứng từ từ Excel
Hướng dẫn chung khi lập chứng từ