- 1. Hạch toán kế toán
- 1.1. Mua hàng và thanh toán hàng mua trong nước
- Ứng trước tiền hàng
Nợ 331 – Phải trả cho người bánCó các 111, 112
- Nhập vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ mùa vào
Nợ 152, 156, 611…: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừCó 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán.
- Thanh toán cho người bán
Nợ 331 – Phải trả cho người bánCó các 111, 112, 341…
- 1.2. Mua hàng và thanh toán mua hàng nhập khẩu
- Ứng trước tiền hàng
Nợ 331 – theo tỷ giá giao dịch
Nợ TK 635 (Nếu lỗ do chênh lệch tỷ giá)Có TK 515: (Nếu lãi do chênh lệch tỷ giá)
Có các 111, 112 - theo tỷ giá ghi sổ - Nhập vật tư, hàng hóa nhập khẩu
Hạch toán nhập kho vật tư, hàng hóa... nhập khẩuNợ 152, 153, 156…giá mua chưa có thuếThuế nk, thuế ttdbCó 331 phải trả cho người bán
Nợ 152, 153, 156… tiền thuế tính vào giá vốn hàng muaThuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừCó 3333: thuế NK
Có 3332: thuế TTĐB
Nợ 13312: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩuChi phí mua hàng đưa vào giá vốn hàng muaCó 33312: Thuế GTGT phải nộp.
Nợ 152, 156: Chi phí mua hàng tính vào giá vốn hàng mua
Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừCó 111,112, 331: tổng giá trị tiền thanh toán.
- Thanh toán tiền hàng, tiền thuế
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu
Nợ 331: phải trả nhà cung cấp - Theo tỷ giá khi nhập hàng.Nộp tiền thuế GTGT hàng nk, thuế nk, thuế ttdb
Nợ 635 (Nếu lỗ do chênh lệch tỷ giá)Có 515: (Nếu lãi do chênh lệch tỷ giá)
Có 1122: theo tỷ giá ghi số 1 khi thanh toán
Nợ 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ 3333: thuế NK
Nợ 3332: thuế TTĐB
Nợ 333...: các loại thuế, phí, lệ phí khác nếu cóCó 111,112
- 2. Menu thực hiện và chức năng
-
Thanh toán cho người bán/ncc được thực hiện tại menu:
- Phân hệ mua hàng\Thanh toán\Thanh toán bằng tiền gửi, tiền vay ngân hàng.
- Phân hệ mua hàng\Thanh toán\Thanh toán bằng tiền mặt. Thực hiện chi trả cho nhà cung cấp. Có thể là ứng trước hoặc trả sau, hoặc trả ngay.
Nếu theo dõi chi tiết theo hóa đơn thì chỉ rõ chi trả cho hóa đơn cụ thể ngay khi chi trả, hoặc sau đó thực hiện phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn.
Nếu theo dõi chi trả theo đơn hàng thì phải chỉ rõ chi trả cho đơn hàng cụ thể.
- 3. Các thông tin trên màn hình phiếu thanh toán tiền mua hàng
-
Màn hình cập nhật các thông tin trên màn hình phiếu thanh toán:
Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: Mã gd (mã giao dịch), mã ncc (nhà cung cấp), địa chỉ, mst (mã số thuế), người nhận tiền, số dư, diễn giải chung, tk có (tài khoản có).
Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ, quyển chứng từ, số chứng từ, TGGS (tỷ giá ghi sổ), TGGD (tỷ giá giao dịch) và trạng thái.
Tab “1. Chi tiết”: thông tin ở khung này tùy thuộc vào mã giao dịch mà người dùng chọn:
Khi chọn mã giao dịch “1 - Chi trả chi tiết theo hóa đơn” cho phép nhập các trường thông tin chi tiết cho từng hóa đơn cần thanh toán: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, tài khoản nợ, tiền phải trả, tiền đã trả, tiền còn phải trả...
Khi chọn mã giao dịch số “2 - Chi cho một nhà cung cấp, chi khác” cho phép nhập các trường thông tin: Tài khoản nợ, tên tk nợ, phát sinh nợ, diễn giải chi tiết, mã bpht (bộ phận hạch toán), mã khế ước, mã dự án.
Khi chọn mã giao dịch số “3 - Chi cho nhiều nhà cung cấp” tab chi tiết này khác với mã giao dịch số 2 là chọn được nhiều dòng ứng với nhiều mã ncc khác nhau.
Khi chọn mã giao dịch số “9 - Trả trước cho nhà cung cấp (n.tệ)”. Sử dụng cho trường hợp ứng trước tiền hàng bằng ngoại tệ. “Ps nợ” tính theo tỷ giá giao dịch (khi trả trước cho ncc thì ps nợ của tk c.nợ phải trả tính theo tggd (tỷ giá giao dịch).
Tab “Ghi chú” cập nhật các thông tin: Số chứng từ gốc kèm theo, diễn giải chứng từ gốc, ghi chú chứng từ.
Lưu ý: Có thể dùng mã gd số 2 nhưng đánh dấu “[x] Sửa tggs” (sửa tỷ giá ghi sổ) và nhập “TGGS 2” bằng tỷ giá giao dịch. Nếu trả trước cho ncc là tiền hạch toán (VNĐ) thì sử dụng mã gd số 2, không sử dụng mã gd số 9.
Khung thông tin “Tổng cộng” bên dưới màn hình: Đối với thanh toán tiền hàng ncc thì có các thông tin: “Tổng tiền” của phiếu thanh toán, “Chọn hđ” (Chọn hóa đơn) để chỉ rõ chi tiền của hóa đơn nào và số của hóa đơn.
- 4. Một số lưu ý khi lập phiếu thanh toán tiền mua hàng
- Sau khi đã nhập các chi tiết hạch toán thì không được sửa lại mã giao dịch. Muốn sửa lại mã giao dịch thì phải xóa hết các chi tiết hạch toán.
Khi muốn phân bổ cho hóa đơn bằng mã giao dịch 2, 3, 9 thì phải lưu chứng từ lại rồi mới phân bổ được. Sau khi đã phân bổ thì không sửa, xóa được chứng từ, muốn sửa, xóa được thì phải xóa hết các phân bổ trước đó.
- 5. Các thao tác khi lập phiếu thanh toán tiền mua hàng
- Khi làm việc tại màn hình lập chứng từ thanh toán tiền hàng thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo chứng từ, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ.
- 6. Lập phiếu thanh toán chỉ rõ ngay chi tiền cho hóa đơn nào
-
Trường hợp này, người dùng chọn mã giao dịch “1 - Chi trả chi tiết theo hóa đơn” và chọn đồng tiền giao dịch là VNĐ.
Tại tab “1. Chi tiết” ở cột “Số hđ” (Số hóa đơn) nhập số hóa đơn nhập hàng của ncc.
Nếu không nhớ số hóa đơn thì nhất nút enter và chương trình hiện lên danh sách các hóa đơn còn chưa tất toán cho nhà cung cấp hiện thời. Chọn hóa đơn theo yêu cầu.
Trên màn hình có các cột Tiền phải trả (số tiền trên hđ), Tiền đã trả (số tiền đã trả các lần trước đó), Tiền còn phải trả (số tiền còn phải trả lần này), Tiền tt (số tiền thanh toán lần này), Tiền còn phải trả 2 (tiền còn phải trả sau khi chi tiền lần này).
Nhập số tiền thanh toán cho ncc vào ô “Tiền tt”. Khi đó, chương trình sẽ tính ra số tiền còn phải chi ở hóa đơn này là bao nhiêu, hiển thị ở ô “Tiền còn phải trả 2”.
Nhập tiếp các hóa đơn khác nếu khoản tiền trả là của nhiều hóa đơn.
Lưu ý: Hóa đơn sẽ không sửa, xóa được nữa do đã được thanh toán. Muốn sửa, xóa thì phải xóa phân bổ bằng cách sửa phiếu thanh toán và chuyển lại trạng thái phiếu thanh toán từ “Đã ghi sổ cái” thành “Chưa ghi sổ cái”, rồi lưu lại. Sau khi chỉnh sửa lại hóa đơn thì sửa phiếu thanh toán và chuyển lại trạng thái phiếu thanh toán thành “Đã ghi sổ cái”, rồi lưu lại.
- 7. Lập phiếu thanh toán trước, phân bổ tiền chi cho các hóa đơn sau
-
Trường hợp này xảy ra khi lập phiếu thanh toán trước đó nhưng chưa chỉ rõ cho hóa đơn nào. Hoặc trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán rồi sau đó mới nhập hàng và nhận hóa đơn.
Khi này phiếu thanh toán được lập với mã giao dịch “2 - Chi cho một nhà cung cấp, chi khác” và chọn đồng tiền giao dịch là VNĐ.
Trước hết cần lọc tìm phiếu thanh toán đã lập trước đó.
Sau khi đã chọn được phiếu thanh toán thì bấm vào nút “Chọn hđ” (chọn hóa đơn) để phân bổ số tiền trên phiếu thanh toán cho hóa đơn.
Xem hướng dẫn về cách Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn.
Các hóa đơn đã được phân bổ sẽ hiện cạnh nút “Chọn hđ” và người dùng biết được phiếu thanh toán đã phân bổ cho các hóa đơn nào. Có thể bấm vào số hóa đơn để xem màn hình thông tin chi tiết của hóa đơn.
Lưu ý: Người dùng sẽ không sửa, xóa được phiếu thanh toán này nữa do đã có phát sinh. Muốn sửa, xóa được thì phải xóa các phân bổ trước đó.
- 8. Lập một phiếu thanh toán cho nhiều nhà cung cấp
-
Thực tế có một số trường hợp xảy ra là lập phiếu thanh toán cho nhiều mã nhà cung cấp khác nhau.
Khi này phiếu thanh toán được lập với mã giao dịch “3 - Chi cho nhiều nhà cung cấp” và chọn đồng tiền giao dịch là VNĐ.
Ở các dòng chi tiết cho phép mỗi dòng nhập cho một mã nhà cung cấp riêng.
Mã ncc ở trên phần thông tin chung sẽ là người nhận tiền, được thể hiện trên chứng từ in ấn. Còn các mã nhà cung cấp ở chi tiết sẽ được theo dõi công nợ.
Sau khi tạo phiếu thanh toán, người dùng muốn nếu phân bổ cho hóa đơn nào thì thực hiện phân bổ cho hóa đơn đó bằng cách chọn “Chọn hđ“ (Số hóa đơn).
- 9. Lập phiếu thanh toán khi không cần theo dõi công nợ theo hóa đơn
-
Khi chỉ theo dõi công nợ theo ncc, không theo dõi công nợ theo hóa đơn, người dùng chọn mã giao dịch số 2 hoặc số 3.
Thực hiện hạch toán và sau đó không cần thực hiện phân bổ cho hóa đơn ở các bước tiếp theo.
- 10. Thanh toán tiền mua hàng bằng tiền ngoại tệ
-
Xem hướng dẫn tại Theo dõi công nợ phải trả ngoại tệ.
Xem thêm
Đơn hàng nội địa
Khai báo trạng thái đơn hàng nội địa
Đơn hàng nhập khẩu
Khai báo trạng thái đơn hàng nhập khẩu
Nhập mua hàng
Chi phí mua hàng
Nhập mua xuất thẳng
Xuất trả lại ncc
Nhập hàng nhập khẩu
Mua dịch vụ và ts, cc
Thanh toán tạm ứng
C.từ phải trả khác, c.từ bù trừ công nợ
Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn
Tính lại số dư tức thời của các nhà cung cấp
Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào
Hướng dẫn chung về nhập chứng từ từ Excel
Hướng dẫn chung khi lập chứng từ
- Nhập vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ mùa vào
- Ứng trước tiền hàng
- 1.1. Mua hàng và thanh toán hàng mua trong nước