- 1. Hạch toán kế toán
Khi chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên (đi công tác, tiếp khách, mua văn phòng phẩm…)
- Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có các TK 111, 112...
Khi thanh toán tạm ứng
- Nợ các TK 627, 641, 642…: các tài khoản chi phí
Có TK 141 - Tạm ứng.
- 2. Menu thực hiện và chức năng
Thanh toán tạm ứng được thực hiện tại menu:
- Mua hàng\Mua dịch vụ và ts, cc\Thanh toán tạm ứng.
Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó: tạm ứng đi công tác, tạm ứng tiếp khách, tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm, tạm ứng mua xăng xe...
Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí.
- 3. Các thông tin trên màn hình thanh toán tạm ứng
Màn hình cập nhật thông tin thanh toán tạm ứng:
Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: mã nv (nhân viên), địa chỉ, mst (mã số thuế), người giao hàng, số dư, diễn giải chung và tk có.
Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: ngày ht (hạch toán), ngày lập c.từ, quyển c.từ, số c.từ, tỷ giá, đồng tiền hạch toán và trạng thái.
Tab “Chi tiết” cập nhật các thông tin: tk nợ, tên tk nợ, mã ncc (nhà cung cấp), tên ncc, tiền hàng\ps nợ, diễn giải chi tiết, loại hóa đơn, nhóm hđ (hóa đơn), ngày hđ, mã ncc thuế, tên ncc thuế, mã số thuế, mã t.suất, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền tt (thanh toán), tk thuế, ghi chú thuế, mã dự án và mã phí.
Tab “Hđ thuế” nhập các thông tin về hóa đơn nhập mua: Nhóm hđ, ngày hđ, số hđ, mã ncc, tên ncc, mã số thuế, tiền hàng, mã t.suất, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền tt, tk thuế và ghi chú.
Tab “Ghi chú” cập nhật ghi chú về chứng từ.
Khung “Tổng cộng” cập nhật thông tin tk thuế. Cũng ở phần này phần mềm đưa ra các số liệu tổng hợp: tiền hàng, tiền thuế và tổng tiền tt.
- 4. Các thao tác khi lập chứng từ thanh toán tạm ứng
Khi lập chứng từ thanh toán tạm ứng thì có các chức năng thao tác sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ.
- 5. Cập nhật thông tin hóa đơn gtgt đầu vào
Để cập nhật thông tin hóa đơn gtgt thì chương trình cho phép 2 cách nhập:
- 1. Nhập trực tiếp tại tab “1. Chi tiết”
- 2. Nhập thông tin tại tab “2. Hđ thuế”
Trường hợp hạch toán chi tiết theo từng hóa đơn đầu vào tại tab “1. Chi tiết” thì có thể nhập luôn hóa đơn đầu vào tại đây, như vậy thì tiện hơn.
Trường hợp hạch toán gộp chung tại tab “1. Chi tiết” thì nhập hóa đơn đầu vào tại tab “3. Hđ thuế”.
Khi nhập trực tiếp tại tab “1. Chi tiết” thì chương trình sẽ gán thông tin hóa đơn thuế sang tab “3. Hđ thuế” và không cho sửa thông tin tại tab này.
Cập nhật các trường thông tin hóa đơn thuế gtgt đầu vào trình bày tại “Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế GTGT đầu vào”.
Phụ thuộc vào lựa chọn nhập trường “Loại hđ” thì cách nhập thông tin hóa đơn thuế sẽ khác nhau:
- 0 - Không nhập thông tin hđ ở dòng này. Chương trình sẽ không cho phép nhập các trường về hóa đơn thuế ở phía sau. Nhập giá trị “0” nếu dòng hạch toán hiện tại hạch toán không liên quan đến hóa đơn thuế, hoặc không có hóa đơn thuế hoặc hóa đơn thuế sẽ nhập tại tab “3. Hđ thuế”.
- 1 - Hđ đã tách tiền hàng và tiền thuế. Khi này sẽ nhập các thông tin về hđ thuế ở các trường tiếp theo, tiền hàng và tiền thuế đã được tách riêng trên hóa đơn. Nhập tiền hàng và thuế suất để chương trình tính ra tiền thuế.
- 2 - Hđ chưa tách tiền hàng và tiền thuế. Khi này sẽ nhập các thông tin về hđ thuế ở các trường tiếp theo, nhưng tiền hàng và tiền thuế trên hđ chưa được tách riêng. Tại ô “Tiền hàng/Ps nợ” nhập tổng tiền hàng và thuế, sau đó nhập thuế suất thì chương trình sẽ tách tiền hàng và tiền thuế rồi cập nhật lại vào trường “Tiền hàng/Ps nợ” và “Tiền thuế”, tổng tiền hàng và thuế sẽ được cập nhật vào ô “Tổng tiền tt”.
- 6. Thanh toán tạm ứng - đối trừ công nợ
Trong một số trường hợp nhân viên tạm ứng và chuyển tiền cho người bán. Dịch vụ, hàng hóa mà người bán cung cấp được thực hiện tại phần nhập mua hàng hoặc hóa đơn mua dịch vụ, tài sản, công cụ. Khi này hạch toán thanh toán tạm ứng sẽ là đối trừ công nợ nhân viên tạm ứng và công nợ phải trả cho người bán.
Với các trường hợp này ở tab “1. Chi tiết” tại trường “Tk nợ” nhập tài khoản công nợ phải trả và mã nhà cung cấp (người bán).
- 7. Thanh toán tạm ứng với đồng tiền ngoại tệ
Khi thanh toán tạm ứng với đồng tiền ngoại tệ thì chọn đồng tiền giao dịch là đồng tiền ngoại tệ.
Tỷ giá phải xác định dựa trên tỷ giá khi tạm ứng và tỷ giá của phần tiền còn lại (nếu tiền thanh toán nhiều hơn số tiền tạm ứng). Tính số tiền hạch toán quy đổi sau đó tính ra tỷ giá hạch toán để nhập vào trường “Tỷ giá”. Có thể đánh dấu “[x] - Sửa trường tiền” nếu quy đổi bị lẻ do làm tròn.
Xem thêm
Đơn hàng nội địa
Khai báo trạng thái đơn hàng nội địa
Đơn hàng nhập khẩu
Khai báo trạng thái đơn hàng nhập khẩu
Nhập mua hàng
Chi phí mua hàng
Nhập mua xuất thẳng
Xuất trả lại ncc
Nhập hàng nhập khẩu
Mua dịch vụ và ts, cc
Thanh toán tiền mua hàng
C.từ phải trả khác, c.từ bù trừ công nợ
Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn
Tính lại số dư tức thời của các nhà cung cấp
Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào
Hướng dẫn chung về nhập chứng từ từ Excel
Hướng dẫn chung khi lập chứng từ