- 1. Hạch toán kế toán
-
Khi nhập hàng
- Nợ 152, 156... Trị giá hàng mua
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừCó 111, 112, 331 Tổng trị giá cần thanh toán.
Khi xuất trả lại hàng
- Nợ TK 111, 112, 331 Tổng trị giá hàng trả lại
Có TK 152, 156… Trị giá hàng trả lại
Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ.
- Nợ 152, 156... Trị giá hàng mua
- 2. Menu thực hiện và chức năng
- Xuất hàng trả lại nhà cung cấp thực hiện tại meu:
- Mua hàng\Nhập mua hàng\Xuất trả lại ncc. Chức năng này sử dụng khi lập hóa đơn để xuất trả lại nhà cung cấp.
Lưu ý:Nếu xuất trả mà không xuất hóa đơn thì làm phiếu xuất kho bình thường.
Thông tin về hóa đơn xuất trả ngầm định sẽ được chuyển vào sổ khai báo thuế gtgt đầu vào với giá trị âm. Nếu đánh dấu khai báo thuế đầu ra thì chương trình cập nhật vào sổ khai thuế gtgt đầu ra và ghi nhận giá trị dương. - 3. Các thông tin trên màn hình phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
-
Màn hình cập nhật thông tin phiếu xuất:
- Khung “Thông tin chung” nhập các thông tin: mã ncc (nhà cung cấp), địa chỉ, mst (mã số thuế), ng. nhận hàng, số dư, diễn giải, mã nx (tk nợ).
- Khung “Chứng từ” nhập các thông tin: ngày ht (hạch toán), ngày lập hđ (hóa đơn), quyển chứng từ, số hđ, tỷ giá và trang thái / lần in.
- Tab “Chi tiết” nhập các trường thông tin chi tiết từng mặt hàng hóa, vật tư: mã vật tư, đvt, mã kho, tồn kho, số lượng, đơn giá, tiền hàng và tk có.
- Tab “Ghi chú” nhập ghi chú liên quan đến chứng từ.
- Tab “Hóa đơn điện tử” hiện lên các thông tin: có/không sử dụng hddt, mẫu hđ, ký hiệu, số hđ, tình trạng của hddt.
- Khung thông tin “Tổng cộng” ở bên dưới màn hình cập nhật các thông tin: nhóm hđ, mã thuế suất, tk thuế và ghi chú thuế. Cũng ở phần này phần mềm đưa ra các số liệu tổng hợp: cộng tiền hàng, tiền thuế gtgt, tổng tiền thanh toán.
- 4. Các thao tác khi xuất trả lại nhà cung cấp
-
Khi làm việc tại màn hình xuất trả lại nhà cc thì có các chức năng sau: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu chứng từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển, hướng dẫn sử dụng.
Các chức năng này thể hiện trên thanh công cụ. Có thể click chuột hoặc dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện.
Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ.
- 5. Một số lưu ý khi lập phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
-
Mã nhà cung cấp
Trường hợp nhập lần đầu mà nhà cung cấp bán lẻ, mua 1 lần, trả tiền ngay, không cần có mã riêng (một mã dùng chung cho các nhà cung cấp, trong danh mục khách hàng, ncc có mst để trắng) thì chương trình sẽ hiển thị tab “Khách hàng VAT” cho phép bổ sung thông tin.
Các thông tin cần nhập: Tên khách hàng, địa chỉ và mã số thuế.
Có thể không cần phải nhập các thông tin liên quan, tùy nhu cầu của doanh nghiệp.
Hóa đơn thuế gtgt
Các thông tin về ngày, quyển và số của phiếu xuất trả là ngày, quyển và số hóa đơn lập khi giao cho người bán.
Thông tin hóa đơn thuế gtgt xuất trả lại cho người bán sẽ được chương trình ngầm định ghi vào sổ khai báo thuế gtgt đầu vào và với giá trị âm. Khi này phải nhập thêm thông tin “Nhóm hđ” để lên báo cáo thuế gtgt đầu vào.
Trong trường hợp người sử dụng muốn hóa đơn xuất trả lại ghi vào sổ khai báo thuế gtgt đầu ra (và với giá trị dương) thì phải đánh dấu vào ô “[x] Khai báo thuế đầu ra”.
Xuất đích danh cho các vật tư tính giá nhập trước xuất trước
[x] Xuất theo giá đích danh: Ngầm định luôn tích chọn, áp dụng cho tất cả vật tư tính giá theo phương pháp trung bình, trung bình di động và nhập trước xuất trước.
Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào – số lượng và giá trị - chính bằng phiếu xuất này.
Chọn “F5 - xem pn” xem phiếu nhập mua khi lập phiếu xuất trả
Khi nhập các thông tin tại tab “Chi tiết” ta có thể xem phiếu nhập mua của vật tư, hàng hóa - sử dụng phím nóng F5.
Đối với vật tư tính giá theo phương pháp NTXT khi xuất trả thì nhấn F5 để chọn phiếu nhập để chương trình bù trừ số lượng, tiền hàng đúng phiếu nhập và tính đúng giá cho vật tư đó.
Sau khi nhập mã vật tư thì bấm phím nóng F5 thì chương trình sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập mua.
Sau khi chọn dòng vật tư của phiếu nhập mua tương ứng thì chương trình sẽ tự động gán giá nhập mua vào trường đơn giá xuất trả.
Các lưu ý chung khác
Xem tại: Hướng dẫn sử dụng các chức năng chung khi lập chứng từ. - 6. Theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn khi xuất trả lại nhà cung cấp
-
Nếu theo dõi chi tiết c.nợ theo hóa đơn thì phải thực hiện phân bổ giá trị hàng nhập bị trả lại cho hóa đơn nhập mua trước đó.
Sau khi phiếu xuất đã được lưu thì chọn nút “Chọn hđ” để chọn hđ nhập trước đó.
Hướng dẫn phân bổ xem tại Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn.
- 7. Xuất trả lại nhà cung cấp với giao dịch là ngoại tệ
-
Khi xuất hàng trả lại ncc với giao dịch là ngoại tệ thì tỷ giá hạch toán là tỷ giá khi nhập hàng về trước đó (để giá trị hàng hóa và thuế gtgt theo tiền n.tệ và tiền quy đổi khi hàng nhập về và khi xuất trả đối trừ hết).
Nếu xuất trả lại từ nhiều phiếu nhập có tỷ giá khác nhau thì phải tính toán theo tỷ giá trung bình để số tiền quy đổi đúng bằng tổng tiền quy đổi khi nhập hàng trước đó.
- 8. Lập phiếu xuất trả lại nhà cung cấp có nhiều thuế suất
Chương trình cho phép lập phiếu xuất trả lại nhà cung cấp có các vật tư với nhiều thuế suất khác nhau tùy thuộc khai báo tại Tham số hệ thống, tab Phải thu, stt 583 - Sử dụng mẫu in nhiều thuế suất khi phát hành hóa đơn, chọn:
- 0 - Không: Chương trình không hiện mẫu nhiều thuế suất, chỉ cho nhập một thuế suất cho tất cả các mã vật tư.
- 1 - Có: Chương trình hiện và cho chọn mẫu nhiều thuế suất, tại màn hình nhập liệu chọn mẫu “1 - nhiều thuế suất”.
