Các khai báo, nhập liệu và các bước thực hiện khi tính giá thành

  • 1. Tổng quan về các khai báo, nhập liệu, các bước thực hiện khi tính giá thành
      1. Các khai báo ban đầu gồm có:
        • Khai báo các tài khoản chi phí sản xuất, chi phí dở dang
        • Khai báo sản phẩm, bán thành phẩm
        • Khai báo bộ phận hạch toán, phân xưởng, công đoạn sản xuất
        • Khai báo đối tượng tính giá thành cho sản phẩm
        • Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí.
      2. Vào số liệu dở dang ban đầu
        • Vào số lượng sản phẩm dở dang ban đầu
        • Vào NVL dở dang ban đầu cho các sản phẩm
        • Vào giá trị dở dang ban đầu của sp theo yếu tố chi phí.
      3. Cập nhật số liệu phát sinh trong kỳ
        • Khai báo định mức nguyên vật liệu
        • Cập nhật lệnh sản xuất
        • Cập nhật các phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
        • Cập nhật các chi phí lương, bảo hiểm, dịch vụ mua ngoài...
        • Cập nhật các chi phí CCDC, TSCĐ
        • Chi phí phân bổ định kỳ
        • Cập nhật các phát sinh nhập xuất kho bán thành phẩm
        • Cập nhật số liệu thành phẩm nhập kho.
      4. Vào số lượng dở dang cuối kỳ.
      5. Các bước tính toán cuối kỳ
        • Khai báo hệ số phân bổ chi phí
        • Tính số lượng sản xuất và nhập kho trong kỳ
        • Tính và áp giá tồn kho nguyên vật liệu
        • Tính và áp giá tồn kho bán thành phẩm
        • Tập hợp và phân bổ chi phí NVL
        • Tập hợp và phân bổ chi phí lương và chi phí chung
        • Tính giá thành sản phẩm
        • Cập nhật giá cho các phiếu nhập thành phẩm
        • Tạo bút toán phân bổ chi phí sang tài khoản 154
        • Tính giá xuất kho cho thành phẩm.
      6. Đối chiếu và kiểm tra số liệu tính khi có sai sót.
      7. Lên các báo cáo.

  • 2. Các khai báo ban đầu
    • 2.1. Khai báo các tài khoản chi phí sản xuất, chi phí dở dang
        Tùy bài toán của từng doanh nghiệp mà phải thực hiện:
        • Chia các tiểu khoản theo bộ phận hạch toán (phân xưởng, công đoạn sản xuất). Ví dụ:
          • 154SX1, 154SX2
          • 621SX1, 621SX2
          • 622SX1, 622SX2...
        • Khai báo trường bắt buộc phải nhập, ví dụ - mã bộ phận hạch toán ở phần khai báo danh mục tài khoản:


    • 2.2. Khai báo sản phẩm, bán thành phẩm
        Khai báo tại danh mục hàng hóa, vật tư:
        Loại vật tư: chọn “51 - thành phẩm”.
        Tk vật tư:
        • Đối với thành phẩm cuối cùng: tk 155.
        • Đối với mã vừa là bán thành phẩm chuyển sang công đoạn sau, vừa là thành phẩm bán ra ngoài: tk 155.
        • Đối bán thành phẩm chỉ chuyển sang công đoạn sau, không bán ra ngoài: Tk 154x.
        Tk chi phí dở dang (để chương trình tạo bút toán phân bổ chi phí): chỉ khai báo nếu đối tượng tính giá thành chỉ là sản phẩm hoặc sản phẩm - lệnh sản xuất. Trường hợp đối tượng tính giá thành là bộ phận hạch toán - sản phẩm hoặc bộ phận hạch toán - lệnh sản xuất - sản phẩm thì khai báo tk cpdd ở danh mục bộ phận hạch toán.
        • Đối với bán thành phẩm ở công đoạn đầu: Tk 1541.
        • Đối với các bán thành ở các công đoạn sau: Tk 154x của công đoạn tiếp theo.
        • Đối với thành phẩm ở công đoạn cuối: Tk 154x của công đoạn cuối.

        Lưu ý:

        Tk cpdd khai báo trong danh mục vật tư chỉ cần phải khai báo nếu đối tượng tính giá thành chỉ có duy nhất là sản phẩm. Khai báo này được sử dụng khi “Tạo bút toán phân bổ”.
        Nếu đối tượng tính giá thành ngoài sản phẩm ra còn có bộ phận hạch toán hoặc lệnh sản xuất thì tk cpdd được khai báo ở danh mục bộ phận hạch toán, mà không cần khai báo ở đây.


    • 2.3. Khai báo bộ phận hạch toán, phân xưởng, công đoạn sản xuất
        Khai báo tại Danh mục bộ phận hạch toán có trường Tham gia vào tính gtsp là “1 - Bpht trực tiếp” hoặc “2 - Bpht gián tiếp”.
        Có thể là công đoạn, phân xưởng sản xuất, có thể là bộ phận hạch toán trực tiếp hoặc bộ phận hạch toán gián tiếp (thường để tập hợp các chi phí chung rồi phân bổ tiếp).

        Lưu ý:

        Khai báo tài khoản dở dang ứng với mã bpht, để sử dụng khi “Tạo bút toán phân bổ” ở phân hệ giá thành cho trường hợp đối tượng tính giá thành.
        Chỉ khai báo khi đối tượng tính giá thành có bộ phận hạch toán: bộ phận hạch toán - sản phẩm, bộ phận hạch toán - lệnh sản xuất - sản phẩm.
        Lưu ý: chỉ khai báo khi bpht là bpht trực tiếp.
        Nếu đối tượng tính giá thành chỉ có duy nhất là sản phẩm hoặc sản phẩm - lệnh sản xuất thì tk cpdd được khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư.


    • 2.4. Khai báo đối tượng tính giá thành cho các sản phẩm
        Đối tượng tính giá thành ngầm định của tất cả các sản phẩm được khai báo tại tham số hệ thống, tab Tồn kho, stt 745. Mỗi khi có sản phẩm mới thì chương trình lại tự cập nhật đối tượng tính giá thành cho sản phẩm theo tham số này.

        Tuy nhiên, với mỗi sản phẩm, người dùng có thể thay đổi lại đối tượng tính giá thành riêng cho sản phẩm đó tại menu Khai báo đối tượng tính giá thành cho các sản phẩm.


    • 2.5. Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí
        Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí cho các tài khoản chi phí sản xuất.

        Lưu ý:

        Cách tập hợp và phân bổ chi phí được áp dụng chung cho tất cả các đơn vị cơ sở. Chương trình chưa xử lý được trường hợp mỗi đơn vị có khai báo cách tập hợp và phân bổ riêng.
        Xem hướng dẫn tại Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí.


  • 3. Vào số liệu dở dang ban đầu

      Vào số lượng sản phẩm dở dang ban đầu, NVL dở dang ban đầu cho các sản phẩm, giá trị dở dang ban đầu của sp theo ytcp.

      Phụ thuộc vào đối tượng tính giá thành của sản phẩm mà cần nhập chi tiết cho lệnh sản xuất, bộ phận hạch toán…

      Các số dư ban đầu liên quan đến tính giá thành chỉ phải cập nhật 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình.

      Đối với sản xuất không có sản phẩm dở dang hoặc khi bắt đầu sử dụng phần mềm mà không có sản phẩm dở dang thì không cần nhập số liệu.

      Thực hiện tại các menu:


  • 4. Cập nhật số liệu phát sinh trong kỳ
    • 4.1. Khai báo định mức NVL cho các thành phẩm

        Khai báo tại Khai báo định mức nguyên vật liệu.

        Sử dụng khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất theo định mức và tính giá thành theo phương pháp phân bổ chi phí theo định mức.

        Nếu đối tượng tính giá thành của sp là cả phân xưởng/công đoạn sản xuất và hoặc lệnh sản xuất thì phải khai định mức cho từng sản phẩm đến từng công đoạn sản xuất/lệnh sản xuất.

        Định mức có hiệu lực từ ngày 1… đến ngày 2 … trong đó ngày 1 và ngày 2 phải là ngày đầu kỳ và ngày cuối kỳ (có thể là kỳ khác).

        Chương trình chưa xử lý được trường hợp trong một kỳ có nhiều tính định mức khác nhau.


    • 4.2. Cập nhật lệnh sản xuất
        Lệnh sản xuất được phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm theo lệnh sản xuất.

        Lưu ý:
        Nếu đối tượng tính giá thành có lệnh sản xuất tham gia thì dù chỉ có một phân xưởng sản xuất thì vẫn phải khai báo mã bpht trực tiếp cho phân xưởng này ở “ danh mục bộ phận hạch toán” và phải khai báo tk cpdd cho bpht để “ tạo bút toán phân bổ chi phí”.

    • 4.3. Cập nhật các phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

        Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất thực hiện tại phiếu xuất kho.

        Sử dụng mã giao dịch “4 - Xuất cho sản xuất”.

        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: mã sp, lsx, mã bpht.


    • 4.4. Cập nhật các chi phí lương, bảo hiểm, dịch vụ mua ngoài

        Các chi phí lương, bảo hiểm có thể nhập tại phiếu kế toán:

        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: mã sp, lsx, mã bpht.

        Các chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, internet… được nhập tại “ hóa đơn mua dịch vụ”:

        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: mã sp, lsx, mã bpht.

        Các chi phí trực tiếp khác bằng tiền nhập tại “phiếu chi tiền ngân hàng”, “phiếu chi tiền mặt” hoặc “phiếu thanh toán tạm ứng”

    • 4.5. Cập nhật các chi phí TSCĐ, CCDC
        Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí CCDC có thể nhập trực tiếp tại “ phiếu kế toán”.
        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: mã sp, lsx, mã bpht.

        Nếu CCDC xuất từ kho đưa trực tiếp vào chi phí thì nhập tại “ phiếu xuất kho” với mã giao dịch “4 - xuất cho sản xuất”.
        Trường hợp sử dụng phân hệ quản lý tscđ và quản lý ccdc có thể lên báo cáo phân bổ khấu hao tscđ và phân bổ chi phí ccdc để làm cơ sở nhập vào “phiếu kế toán” hoặc thực hiện “tạo bút toán phân bổ khấu hao tscđ”, “tạo bút toán phân bổ cp ccdc”.
        Cần cập nhập đầy đủ các thông tin theo đúng kiểu tập hợp chi phí cho các tài khoản tập hợp phân bổ chi phí liên quan tại các màn hình: khai báo tscđ, khai báo ccdc, hệ số phân bổ khấu hao, hệ số phân bổ chi phí.
        Các thông tin liên quan đến TSCĐ, CCDC, khai báo “Hệ số
        Ví dụ, màn hình khai báo tài sản cố định:

        và màn hình khai báo hệ số phân bổ khấu hao:


    • 4.6. Các chi phí phân bổ định kỳ
        Chi phí sản xuất có thể còn có các chi phí được phân bổ định kỳ như chi phí bảo hiểm, chi phí thuê nhà xưởng...
        Thực hiện tại “khai báo bút toán phân bổ định kỳ” và “tạo bút toán phân bổ định kỳ”.
        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: mã sp, lsx, mã bpht.


    • 4.7. Cập nhật các phát sinh nhập xuất kho bán thành phẩm

    • 4.8. Cập nhật số liệu thành phẩm nhập kho
        Thành phẩm nhập kho nhập tại phiếu nhập kho.
        Sử dụng mã giao dịch “4 - Nhập từ sản xuất”.
        Tùy theo kiểu tập hợp chi phí được khai báo cho các tài khoản chi phí mà cần nhập đầy đủ các trường theo yêu cầu: lsx, mã bpht.


  • 5. Vào số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ
      Vào số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ cho từng sản phẩm chi tiết theo đối tượng tính giá thành và loại chi phí.
      Thực hiện tại Vào số lượng SPDD cuối kỳ.


  • 6. Các bước tính toán cuối kỳ
    • 6.1. Khai báo hệ số phân bổ chi phí

    • 6.2. Tính số lượng sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ
        Tính số lượng sản phẩm sản xuất và nhập kho trong kỳ.
        Thực hiện tại menu Tính số lượng sản phẩm sx và nhập kho trong kỳ.
        Số lượng nhập kho được tính dựa vào phiếu nhập kho với mã giao dịch = 4 - Nhập kho thành phẩm từ sản xuất.
        Số lượng sản xuất trong kỳ được tính theo công thức
        Số lượng sản xuất trong kỳ = Số lượng dở dang cuối kỳ - Số lượng dở dang đầu kỳ + Số lượng nhập kho trong kỳ.
        “Số lượng sx trong kỳ” được tính toán để phân bổ chi phí phát sinh trong kỳ.


    • 6.3. Tính và áp giá tồn kho nguyên vật liệu

    • 6.4. Tính và áp giá tồn kho cho bán thành phẩm

    • 6.5. Tập hợp và phân bổ chi phí NVL
        Xem hướng dẫn tại menu Tập hợp và phân bổ chi phí NVL.
        Thực hiện tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu - tk 621 theo thông tin “ Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí”.
        Chương trình thực hiện tính toán theo các bước sau:
        1. Tập hợp, tính tổng chi phí phát sinh trong kỳ (Cp ps) theo từng tk thpbcp theo kiểu tập hợp đã khai báo.
        2. Phân bổ số tiền chi phí phát sinh của từng tk thbpcp được tính ở bước trên cho các đối tượng tính giá thành dựa theo kiểu phân bổ đã khai báo và số lượng sx trong kỳ của từng sản phẩm.
        3. Cộng chi phí dở dang đầu kỳ (Cp dddk) và số tiền phân bổ (Cp ps) để tính ra giá thành đơn vị đến kỳ tính toán cho số lượng dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sx trong kỳ.
        4. Tính cp cho sl sx (Cp cho sl sx) trong kỳ và cp dd ck (Cp ddck) theo sl sx trong kỳ, sl dd cuối kỳ và giá thành đơn vị tính ở bước trên.
        Lưu ý:
        Nếu như các phát sinh nvl không được tính và áp giá ngay khi xuất kho thì trước khi tập hợp và phân bổ chi phí NVL thì phải thực hiện tính và áp giá cho các phiếu xuất kho NVL.
        Nếu sản xuất qua nhiều công đoạn thì giá thành được tính từng bước theo từng công đoạn trước - sau. Và cũng phải tính và áp giá cho các thành phẩm ở cộng đoạn trước, trước khi tính giá thành cho bán thành phẩm/thành phẩm ở công đoạn hiện tại.


    • 6.6. Tập hợp và phân bổ chi phí lương và chi phí chung
        Xem hướng dẫn tại menu Tập hợp và phân bổ cp lương và chi phí chung.
        Thực hiện tập hợp và phân bổ chi phí lương và chi phí chung - tk 622, 627 theo thông tin “ Khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí”.
        Chương trình thực hiện tính toán theo các bước sau:
        1. Tập hợp, tính tổng chi phí phát sinh trong kỳ (Cp ps) theo từng tk thpbcp theo kiểu tập hợp đã khai báo.
        2. Phân bổ số tiền chi phí phát sinh của từng tk thbpcp được tính ở bước trên cho các đối tượng tính giá thành dựa theo kiểu phân bổ đã khai báo và số lượng sx trong kỳ của từng sản phẩm.
        3. Cộng chi phí dở dang đầu kỳ (Cp dddk) và số tiền phân bổ (Cp ps) để tính ra giá thành đơn vị đến kỳ tính toán cho số lượng dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sx trong kỳ.
        4. Tính cp cho sl sx (Cp cho sl sx) trong kỳ và cp dd ck (Cp ddck) theo sl sx trong kỳ, sl dd cuối kỳ và giá thành đơn vị tính ở bước trên.
        Lưu ý:
        Nếu như các phát sinh (nếu có) của nvl, ccdc - ứng với chi phí 6272 và 6273 không được tính và áp giá ngay khi xuất kho thì trước khi tập hợp và phân bổ chi phí 6272, 6273 thì phải thực hiện tính và áp giá cho các phiếu xuất kho NVL, CCDC.
        Nếu sản xuất qua nhiều công đoạn thì giá thành được tính từng bước theo từng công đoạn trước - sau. Và cũng phải tính và áp giá cho các thành phẩm ở cộng đoạn trước, trước khi tính giá thành cho bán thành phẩm/thành phẩm ở công đoạn hiện tại.


    • 6.7. Tính giá thành sản phẩm
        Tính giá thành cho các sản phẩm có nhập kho trong kỳ sau khi các chi phí đã được tập hợp và phân bổ xong ở các bước trước đó.
        Thực hiện tại menu Tính giá thành sản phẩm.
        Chương trình sẽ cộng chi phí theo từng yếu tố để ra giá thành đơn vị và tổng giá thành của sản phẩm nhập kho trong kỳ.


    • 6.8. Cập nhật giá cho các phiếu nhập thành phẩm

    • 6.9. Tạo bút toán phân bổ chi phí sang tk 154
        Thực hiện tạo bút toán phân bổ tại menu Tạo bút toán phân bổ chi phí.
        Thực hiện tạo bút toán phân bổ chi phí tập hợp trên các tài khoản 621, 622, 627 cho từng tiểu khoản chi tiết sang tài khoản chi phí sản xuất dở dang 154 theo các đối tượng tính giá thành.
        Số liệu được lấy từ kết quả tính toán ở các bước tập hợp và phân bổ trước đó.
        Lưu ý:
        Để tạo bút toán phân bổ tự động thì khi khai báo cách tập hợp và phân bổ chi phí phải khai báo cho từng tiểu khoản chi tiết, không khai báo cho tài khoản tổng hợp.


    • 6.10. Tính giá xuất kho thành phẩm

    • 6.11. Lặp lại các bước tính toán cho trường hợp tính gt nhiều công đoạn (gt phân bước)
        Các bước tính toán cuối kỳ trình bày ở trên gồm có:
        1. Khai báo hệ số phân bổ chi phí
        2. Tính số lượng sản xuất và nhập kho trong kỳ
        3. Tính và áp giá tồn kho nguyên vật liệu
        4. Tính và áp giá tồn kho bán thành phẩm
        5. Tập hợp và phân bổ chi phí NVL
        6. Tập hợp và phân bổ chi phí lương và chi phí chung
        7. Tính giá thành sản phẩm
        8. Cập nhật giá cho các phiếu nhập thành phẩm
        9. Tạo bút toán phân bổ chi phí sang tài khoản 154
        10. Tính giá xuất kho thành phẩm.
        Trong trường hợp có nhiều công đoạn thì phải tính lặp lại nhiều lần cho các bước 4-9.
        Nếu có N cđsx (công đoạn sản xuất) thì phải tính lặp lại N lần các bước 4-9.

  • 7. Kiểm tra số liệu tính khi có sai sót

  • 8. Lên các báo cáo

Xem thêm

Tổng quan về phân hệ giá thành sản xuất
Giới thiệu chung về cách tính giá thành
Một số lưu ý khi tính giá thành nhiều công đoạn (gt phân bước)
Một số báo cáo giá thành sản phẩm
Đối chiếu và kiểm tra số liệu.